ERP a EAM — różnice i współpraca systemów

ERP i EAM mają różne zadania, ale mogą pracować na tych samych danych. EAM, podobnie jak CMMS, wspiera zarządzanie aktywami i utrzymanie ruchu oraz może wymieniać informacje z ERP.¹ Poniżej wyjaśniamy, gdzie przebiega podział odpowiedzialności i jak odnieść go do procesów firmy.

Czym są systemy ERP i EAM?

Systemy ERP pomagają planować zasoby przedsiębiorstwa, a EAM służy do zarządzania majątkiem przez cały okres użytkowania. ERP porządkuje między innymi zakupy i finanse; EAM skupia dane o stanie aktywów oraz ich eksploatacji. CMMS ma węższy zakres: koncentruje się na zadaniach utrzymania ruchu, podczas gdy EAM obejmuje cały cykl życia majątku.^1,2,3

Jaką rolę pełnią ERP i EAM w przedsiębiorstwie?

ERP i EAM odpowiadają na inne pytania operacyjne. ERP pokazuje zasoby w procesach biznesowych, a EAM pomaga podejmować decyzje o eksploatacji majątku. Firma posiadająca maszyny, instalacje lub flotę może więc oddzielić planowanie zakupów i kosztów od prac przy konkretnych obiektach. W SAP księgowość majątku obejmuje między innymi zakup, amortyzację i wycofanie środka trwałego. Utrzymanie ruchu opisuje tam dwa typy obiektów: urządzenia i lokalizacje funkcjonalne⁴.

Jak EAM może pomóc ograniczać koszty eksploatacji majątku?

EAM pozwala powiązać prace utrzymaniowe z konkretnymi składnikami majątku i kontrolować koszty ich eksploatacji. Wskaźnik SMRP 1.5 przedstawia roczne koszty utrzymania jako procent wartości odtworzeniowej aktywów. Uczestnik forum SMRP wskazuje poziom „best in class” poniżej 3%⁵.

• Ewidencja aktywów przypisuje urządzeniom historię prac i zgłoszeń. Dzięki temu widać, które obiekty wymagają uwagi.
• Planowanie przeglądów porządkuje terminy i zakres prac. Pomaga też zestawić prace planowane z naprawami po awarii⁶.
• Analiza kosztów wiąże wydatki eksploatacyjne z aktywem. Takie dane pomagają zdecydować o dalszym utrzymaniu albo wymianie.

EAM pomaga oceniać koszty konkretnego składnika majątku, a ERP ujmuje je w procesach całego przedsiębiorstwa. Inny obraz daje koszt utrzymania na godzinę pracy aktywa. Oblicza się go, dzieląc koszty przypisane do obiektu przez liczbę godzin jego pracy⁷.

Zarządzanie majątkiem w ERP i EAM: podział zadań

ERP i EAM dzielą zadania według rodzaju informacji. ERP ujmuje majątek w procesach finansowych i zakupowych, a EAM prowadzi prace przy konkretnych aktywach. Granicę wyznacza proces firmy: ewidencja wartości środka trwałego nie jest tym samym co dokumentowanie jego stanu technicznego. Art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości wiąże rozpoczęcie amortyzacji z przyjęciem środka trwałego do używania, nie z historią jego napraw⁸.

Jak działa system EAM w zarządzaniu majątkiem?

System EAM gromadzi informacje potrzebne do zarządzania majątkiem od inwestycji po wycofanie aktywa. Zarządzanie pełnym cyklem życia majątku, czyli asset lifecycle management, obejmuje identyfikację obiektu, eksploatację i decyzję o demontażu. IBM wyróżnia cztery etapy tego cyklu: planowanie, zakup i instalację, użytkowanie oraz wycofanie⁹.

• Rejestr aktywów przypisuje obiektowi dane identyfikacyjne i miejsce użytkowania.
• Obsługa prac łączy zgłoszenia i wykonane czynności z właściwym obiektem.
• Historia obiektu pozwala prześledzić zmiany jego stanu przed decyzją o naprawie lub wycofaniu.

EAM prowadzi historię techniczną aktywa w ramach procesu zarządzania nim. Taka historia dotyczy zarówno samego urządzenia, jak i zdarzeń związanych z jego użytkowaniem. ISO 14224:2016 wyróżnia trzy główne kategorie danych: o urządzeniach, awariach i pracach utrzymaniowych¹⁰.

Jakimi zasobami zarządza system EAM?

System EAM służy do zarządzania fizycznymi składnikami majątku, których stan i użytkowanie wymagają nadzoru. Ewidencja może obejmować maszyny, instalacje, budynki i pojazdy. O wpisaniu obiektu do EAM decyduje potrzeba śledzenia prac oraz stanu technicznego, a nie sama wartość księgowa⁶.

Które zadania związane z majątkiem może obsłużyć ERP, a które EAM?

ERP obsługuje biznesową stronę majątku, a EAM – techniczną. Przy inwestycji ERP ujmuje zakup i zobowiązanie, zaś EAM gromadzi informacje o użytkowanym obiekcie. Przy wycofaniu ERP rozlicza skutki księgowe, a EAM zamyka historię eksploatacji. Art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje zakończyć amortyzację najpóźniej z chwilą przeznaczenia środka trwałego do likwidacji lub sprzedaży⁸.

Tabela pokazuje podział zadań między ERP i EAM na kolejnych etapach cyklu życia majątku.

Kiedy wystarczy moduł ERP, a kiedy warto wdrożyć osobny system EAM?

Moduł ERP wystarczy firmie, która potrzebuje głównie ewidencji i rozliczania majątku, jeśli produkt obsługuje też wymagane prace techniczne. Gdy proces utrzymania ruchu wykracza poza jego funkcje, sam moduł nie wystarczy. Osobny EAM warto rozważyć przy potrzebie szczegółowej historii technicznej i odrębnej obsługi prac. Nie ma powodu go wydzielać, jeśli ERP już zapewnia potrzebny zakres; rozdzielenie systemów oznacza też konieczność uwzględnienia wymiany danych⁶.

Podział ERP–EAM warto wyprowadzić z rzeczywistego zakresu prac przy majątku. Sama nazwa modułu nie przesądza, gdzie będą prowadzone dane techniczne. Liczy się proces, który ma obsługiwać firma.

Korzyści z wdrożenia EAM w utrzymaniu majątku

EAM łączy prace przy aktywach z danymi potrzebnymi do oceny ich eksploatacji. Systemy tej klasy mogą wspierać przeglądy prewencyjne, obsługę awarii, gospodarkę częściami zamiennymi i kontrolę kosztów utrzymania majątku^1,11. Według McKinsey utrzymanie predykcyjne zwykle zmniejsza przestoje maszyn o 30–50%¹².

Konserwacja prewencyjna polega na planowaniu prac przed awarią. Predictive maintenance opiera plan prac na ocenie stanu urządzenia. To odrębne metody, dlatego przy wyborze produktu trzeba osobno ocenić obsługę każdej z nich¹³.

Raporty utrzymania majątku mają pomagać w decyzji o dalszej eksploatacji obiektu. Jednym z używanych wskaźników jest MTBF, czyli średnia liczba godzin pracy między awariami. Oblicza się go, dzieląc łączny czas pracy aktywa przez liczbę awarii¹⁴.

• Historia awarii wskazuje aktywa, przy których warto przeanalizować przyczyny usterek.
• Realizacja przeglądów pozwala zestawić prace zaplanowane z wykonanymi.
• Koszt na aktywo pomaga porównać dalsze utrzymanie urządzenia z jego wymianą.

EAM daje zespołowi utrzymania ruchu wspólną historię prac przy majątku. Na tej podstawie łatwiej odnieść decyzje do stanu konkretnego obiektu. Taki zapis mogą tworzyć trzy kategorie wskazane w ISO 14224:2016: dane urządzenia, jego awarii oraz wykonanych prac utrzymaniowych¹⁰.

Współpraca ERP i EAM w codziennych procesach

ERP i EAM współpracują, gdy prace przy majątku wymagają danych o zaopatrzeniu, magazynie i wydatkach. Integracja może udostępnić utrzymaniu ruchu także informacje z dokumentacji, kadr i kontrolingu potrzebne do planowania remontów¹. Dokumentacja SAP wymienia co najmniej trzy obszary powiązane ze zleceniem utrzymaniowym: gospodarkę materiałową, księgowość finansową i księgowość środków trwałych¹⁵.

Jakie korzyści daje wspólna praca ERP i EAM?

Wspólna praca ERP i EAM pozwala planować remont z uwzględnieniem części, zasobów i wpływu prac na budżet. Magazyn pokazuje dostępność części, a zaopatrzenie obsługuje potrzebę zakupu brakujących materiałów. Dane o wykonanej pracy mogą później trafić do rozliczenia. W przykładzie SAP zlecenie utrzymaniowe obejmuje dwa rodzaje kosztów rzeczywistych: pobrane materiały i pracę własnych pracowników¹⁶.

Na czym polega zarządzanie majątkiem w zintegrowanym środowisku?

Zintegrowane środowisko EAM i ERP łączy dane o aktywach z procesami potrzebnymi do ich obsługi. Oprogramowanie określane jako EAM ERP software obejmuje zarządzanie cyklem życia aktywów, utrzymaniem ruchu, zapasami i wydajnością na jednej platformie¹⁷. Zakres wymiany danych zależy przy tym od tego, który system prowadzi dany proces¹⁸.

Jak przebiega obsługa prac utrzymaniowych między ERP a EAM?

ERP i EAM obsługują remont wspólnie. Proces utrzymania ruchu przekazuje potrzeby materiałowe, a procesy biznesowe dostarczają danych o zapasach i kosztach. Po wykonaniu prac informacje trafiają do dokumentacji i rozliczenia.

• EAM zapisuje zakres prac oraz części potrzebne do ich wykonania¹⁹.
• ERP udostępnia dane o zapasach i obsługuje zakup brakujących części.
• EAM dokumentuje wykonane prace, a ERP ujmuje związane z nimi wydatki w rozliczeniu.

Podział danych między ERP i EAM wiąże wykonany remont z użytymi częściami i kosztami. EAM zachowuje zapis prac przy obiekcie. ERP obejmuje ich skutki w procesach firmy.

Wybór oprogramowania EAM do współpracy z ERP

Oprogramowanie EAM warto dobierać do rodzaju majątku, przebiegu prac i danych przekazywanych do ERP. Rozwiązania EAM/CMMS oferowane przez VIX Automation umożliwiają integrację z ERP oraz SCADA/DCS, czyli systemami nadzoru i sterowania procesami przemysłowymi¹. Przedstawiciel VIX Automation podaje 3–10 dni jako przeciętny czas wdrażania nowoczesnych rozwiązań EAM/CMMS. To deklaracja dotycząca wdrożeń, nie parametr każdego produktu¹.

Jak dobrać system EAM do branży, skali i procesów firmy?

System EAM powinien pasować do prac, które firma faktycznie prowadzi przy swoich aktywach. Dobór można oprzeć na następujących czynnościach:

• Zakres majątku wskazuje maszyny, instalacje lub inne obiekty wymagające historii technicznej⁶.
• Przebieg prac określa, kto zgłasza usterkę, planuje naprawę i zatwierdza jej wykonanie.
• Mapa danych przypisuje ERP, EAM i systemom sterowania informacje prowadzone oraz przekazywane przez każdy z nich.
• Model utrzymania rozdziela obowiązki dostawcy i firmy dotyczące aktualizacji oraz administracji systemem.

Dobór EAM powinien zakończyć się opisem wymaganych procesów i wymiany danych. Lista funkcji sama nie pokazuje, jak firma będzie prowadzić prace. Trzeba ją odnieść do obiektów i odpowiedzialności zespołów.

Które funkcje EAM są istotne przy porównywaniu produktów?

Funkcje EAM najlepiej porównywać według wspólnych kryteriów: ewidencji aktywów, obsługi prac, historii technicznej i integracji. W zakładzie korzystającym ze SCADA/DCS liczy się sposób przekazywania danych o stanie urządzeń. Dla firmy zarządzającej flotą ważne będzie powiązanie prac z pojazdem. SaaS, czyli oprogramowanie udostępniane jako usługa, i instalację lokalną warto oceniać pod kątem administracji, dostępu do danych oraz integracji.

Gdzie w przedsiębiorstwie znajduje zastosowanie EAM?

EAM przydaje się tam, gdzie trzeba ewidencjonować stan aktywów i wykonane przy nich prace. Dotyczy to zakładu produkcyjnego, zarządzania infrastrukturą techniczną i obsługi floty. Zakres wdrożenia wyznaczają obiekty oraz zespoły uczestniczące w tych procesach, nie sama wielkość przedsiębiorstwa. Wybór produktu EAM powinien więc wynikać z przebiegu prac i wymaganej współpracy z ERP⁶.

Funkcje ERP istotne dla zarządzania majątkiem

ERP pomaga zarządzać majątkiem, gdy łączy informacje o obiektach z procesami przedsiębiorstwa. IFS Applications jest systemem klasy ERP ukierunkowanym na zarządzanie majątkiem i utrzymanie ruchu¹. W ocenie takiego produktu liczy się więc zakres powiązań między danymi o obiekcie a pracą firmy.

IFS Applications śledzi cykl życia obiektu od inwestycji i eksploatacji po modernizację albo demontaż. Uwzględnia przy tym dane rzeczowe, księgowe i kontrolingowe¹. Pozwala to rozpatrywać decyzję o obiekcie zarówno od strony użytkowania, jak i rozliczenia.

IFS Applications łączy zarządzanie majątkiem z magazynem, zaopatrzeniem, obiegiem dokumentów i sprzedażą¹. Sama ewidencja obiektów nie wyczerpuje zatem oceny ERP pod kątem majątku. Znaczenie ma też powiązanie tych obiektów z procesami firmy.

Producenci systemów EAM, produkty i partnerzy wdrożeniowi

Producent, produkt i partner wdrożeniowy mają różne role. Producent rozwija oprogramowanie, produkt oferuje określone funkcje, a partner odpowiada za uzgodniony zakres wdrożenia. IBM produkuje produkty Maximo; IFS rozwija narzędzia do gospodarki remontowej i utrzymania ruchu od ponad 30 lat. ePROMIS oferuje chmurowe rozwiązanie EAM ERP wraz z dostosowaniem, wdrożeniem, szkoleniami i bieżącym wsparciem technicznym^1,17,20.

IBM Maximo obejmuje produkty przeznaczone do różnych zadań:

• IBM Maximo Asset Management służy do zarządzania zasobami technicznymi przedsiębiorstwa, w tym planowania konserwacji i remontów¹.
• IBM Maximo Anywhere daje pracownikom mobilnym dostęp do Maximo online i offline podczas obsługi zleceń poza biurem¹.
• IBM Maximo Scheduler wspiera harmonogramowanie prac za pomocą wykresów Gantta¹.

Historia oferty IBM Maximo obejmuje wprowadzenie Predictive Maintenance and Quality (PMQ) w 2013 roku. Pełna oferta Maximo zaczęła być dostępna w modelu SaaS w 2014 roku¹. To daty dotyczące oferty, a nie terminy wdrożenia.

Wybór dostawcy zaczyna się od przypisania wymagań do konkretnego produktu. Osobno trzeba określić odpowiedzialność za licencję lub subskrypcję, wdrożenie, integrację i utrzymanie. Dopiero taki podział pokazuje, za co odpowiada produkt, producent i partner wdrożeniowy.

Najczęściej zadawane pytania

Co znaczy EAM?

EAM to system do zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa przez cały okres użytkowania aktywów.

Jakie kategorie danych wyróżnia ISO 14224:2016?

Dane o urządzeniach, awariach oraz wykonanych pracach utrzymaniowych.

Czym różni się konserwacja prewencyjna od predykcyjnej?

Prewencyjna polega na planowaniu prac przed awarią, a predykcyjna opiera plan na ocenie stanu urządzenia.

Jak oblicza się MTBF?

Dzieli się łączny czas pracy aktywa przez liczbę awarii.

Jakie koszty rzeczywiste może uwzględniać zlecenie utrzymaniowe w SAP?

Może obejmować koszty pobranych materiałów oraz pracy własnych pracowników.

Czy deklarowane 3–10 dni to czas wdrożenia każdego systemu EAM/CMMS?

Nie. To przeciętny czas podawany przez przedstawiciela VIX Automation, a nie parametr każdego produktu.