Spis treści 4 sekcji

Jak liczymy

  • Jednorazowo płacisz na starcie: licencje, wdrożenie, integracje, serwer.
  • Miesięcznie: abonament (za każdego użytkownika), opieka partnera, administracja.
  • Rocznie: opłata serwisowa za aktualizacje przy licencji na własność — doliczana na początku każdego roku.
  • Co kilka lat: wymiana albo modernizacja serwera (domyślnie co 5 lat).

Suma to wszystkie płatności w okresie, bez dyskontowania i bez kosztu kredytu. Kalkulator nie zgaduje cen — wpisujesz kwoty z ofert, a wartości startowe są tylko przykładem dla firmy z 20 użytkownikami.

Co zwykle przesądza o wyniku

  • Wdrożenie często kosztuje więcej niż same licencje i jest podobne w obu modelach. Zanim porównasz modele, porównaj wyceny wdrożenia po analizie przedwdrożeniowej — o tym, jak to zrobić, piszemy w poradniku jak porównać oferty wdrożenia ERP.
  • Liczba użytkowników i horyzont. Abonament rośnie z każdym użytkownikiem co miesiąc, licencja — raz. Przy dużej liczbie użytkowników i długim używaniu własne licencje potrafią wyjść taniej; przy małym zespole i krótszym horyzoncie zwykle wygrywa chmura.
  • Koszty ukryte po stronie on-premise: serwer, kopie zapasowe, administrator, energia, wymiana sprzętu. W ofercie dostawcy ich nie ma, a w kalkulatorze — są.
  • Opłata serwisowa za aktualizacje przy licencji bywa liczona jako procent wartości licencji co roku. Sprawdź w umowie, co obejmuje (zmiany prawa, nowe wersje).

Przykład z kalkulatora

Dla 20 użytkowników i 5 lat przykład daje 555 000 zł w chmurze wobec 660 000 zł przy własnym serwerze. Różnicę robią przede wszystkim serwer, opłata serwisowa i administracja. Zmień liczbę użytkowników i okres — przy innych założeniach wynik może się odwrócić.

Systemy z cenami i modelami licencji porównujemy w rankingu systemów ERP, osobno dla małych i średnich firm. Szczegóły pozycji kosztowych opisujemy w poradniku ile kosztuje system ERP.

Najczęstsze pytania

Wpisywać kwoty netto czy brutto?

Netto — firma z prawem do odliczenia VAT porównuje koszty netto. Ważne, żeby wszystkie pola były liczone tak samo.

Gdzie wpisać koszt ludzi oddelegowanych do wdrożenia?

Dolicz go do pozycji „Wdrożenie” w obu wariantach. Czas kluczowych użytkowników to realny koszt, a przy dużym projekcie bywa porównywalny z fakturą partnera.

Czy kalkulator uwzględnia leasing licencji?

Nie wprost. Jeśli licencje lub serwer finansujesz leasingiem, wpisz sumę rat w odpowiedniej pozycji jednorazowej albo rozbij ją na pozycję miesięczną w opiece.