Zapytanie ofertowe na ERP — wzór i lista wymagań

Zapytanie ofertowe na dostawę ERP opisuje, czego firma oczekuje od systemu i jego wdrożenia. W jednym z takich zamówień wymagano jednej bazy danych, która gromadzi informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa.¹
Poniższy wzór pomaga uporządkować zakres zamówienia. Zebrane wymagania można dostosować do procesów własnej firmy.

Czym jest zapytanie ofertowe na ERP i do czego służy?

Zapytanie ofertowe na ERP określa przedmiot zamówienia i zasady przygotowania oferty. Dzięki temu zamawiający porównuje propozycje dotyczące tego samego zakresu funkcji, liczby użytkowników, warunków realizacji i kosztów. Roltec sp. z o.o. zamawiał 1 komplet zintegrowanego systemu ERP i MES wraz z dostawą, wdrożeniem, konfiguracją i uruchomieniem; nie dopuszczał ofert częściowych.² W zapytaniu INERGIS wymagano wyceny systemu ERP dla 40 użytkowników.³

Zakres zapytania powinien wynikać z pracy przedsiębiorstwa, nie tylko z nazwy oprogramowania. INERGIS SA zamawiał dostarczenie, instalację, konfigurację i uruchomienie ERP dla 40 użytkowników. System miał wspierać zarządzanie projektami, finansami, obrotem towarowym, personelem i obiegiem dokumentów.⁴
Taki opis pokazuje wykonawcy, do jakich procesów ma odnieść ofertę.

Warunki porównania ofert warto ustalić przed ich złożeniem. Należą do nich zakres funkcji, podział ceny na składniki i kryteria oceny. Pozwala to rozdzielić produkt producenta od usług partnera wdrożeniowego. Łatwiej wtedy przypisać wykonawcom odpowiedzialność za poszczególne prace.

Jak opisać potrzeby firmy, aby otrzymać porównywalne oferty ERP?

Opis potrzeb firmy powinien łączyć wymagania z procesami, stanowiskami i danymi. Przykładowe zapytanie obejmowało logistykę, magazyn, produkcję, ślad węglowy, CRM, sprzedaż i obieg dokumentów. Uwzględniało też raportowanie odpadowe dla BDO.¹
W części technicznej wskazano języki polski, angielski, niemiecki, szwedzki i chiński, aplikacje na Android i iOS oraz API do wymiany danych.¹

• Zakres funkcjonalny ERP opisuje czynności wykonywane w działach, dane wejściowe i oczekiwany wynik. Dzięki temu wykonawcy odpowiadają na ten sam przypadek użycia.
• Integracje ERP wymagają wskazania systemu źródłowego i docelowego, kierunku przepływu danych oraz zdarzenia uruchamiającego wymianę. Wykonawca może wtedy wycenić je osobno.
• Uprawnienia stanowisk ERP przypisuje się do ról, czynności i danych. Opis każdej roli ułatwia ustalenie potrzebnej liczby licencji.
• ERP i MES tworzą wspólny zakres, gdy zamówienie obejmuje zarządzanie przedsiębiorstwem i zbieranie danych z produkcji. Roltec planował lokalne systemy gromadzenia danych dla około 20 obszarów produkcyjnych oraz 10-letnią archiwizację danych.²

Tabela pokazuje podział 7 licencji stanowiskowych z przykładowego zapytania według obszaru pracy.¹

Dane w tabeli: 1

Porównywalna oferta ERP odpowiada na ten sam opis procesów, integracji i uprawnień. Bez wspólnego zakresu różnice w ofertach trudno przypisać produktowi lub usługom wdrożeniowym.

Jak ustalić kryteria oceny ofert ERP?

Kryteria oceny ofert ERP trzeba ustalić przed wysłaniem zapytania. Dokument powinien wskazywać sposób przyznawania punktów i potwierdzania deklaracji wykonawców. Poniższa tabela przedstawia punktację przykładowego zapytania. W odrębnym postępowaniu SMAY cena dawała maksymalnie 60 punktów, jakość MRP i otwartość rozwiązania po 15, a termin wdrożenia 10.⁵

Dane w tabeli: 1

Szkolenia warto rozpisać według grup uczestników i zakresu nauki. Termin płatności powinien odpowiadać warunkom rozliczenia w projekcie umowy. Jeśli te elementy mają wpływać na wynik, zasady punktowania należy podać wraz z innymi kryteriami. Karta oceny pomaga zastosować jednakowe reguły do wszystkich ofert.

Jak porównać koszty licencji, wdrożenia, integracji i utrzymania?

Porównanie kosztów ERP wymaga oddzielnych pozycji dla licencji lub subskrypcji, wdrożenia, integracji i utrzymania. Licencja daje prawo do korzystania z oprogramowania; wdrożenie obejmuje prace potrzebne do jego uruchomienia. Integracja dotyczy połączenia z innymi systemami, a utrzymanie – usług świadczonych po uruchomieniu.
INERGIS wymagał osobnego wykazania wartości licencji z gwarancją i wartości szkoleń, z cenami netto i brutto.⁴ DahliaMatic zaleca porównanie całkowitego kosztu posiadania ERP w okresie co najmniej pięciu lat.⁶

Model licencjonowania należy odnieść do licencji już posiadanych i planowanej rozbudowy. W zapytaniu dotyczącym Comarch Optima ERP wszystkie dostarczane licencje miały być bezterminowe.⁷ Tabela rozdziela posiadane i zamawiane składniki według produktu oraz liczby licencji lub kompletów. W module Środki Trwałe zamawiający posiadał 6 licencji i zamawiał 1 kolejną.⁷

Dane w tabeli: 7

Comarch HRM miał w tym zapytaniu obejmować maksymalnie 230 pracowników.⁷ Zestawienie kosztów powinno przypisywać kwoty do produktów, prac i sposobu rozliczenia. Wtedy cena licencji nie przesłania kosztu wdrożenia ani późniejszego utrzymania.

Zakres usług w zapytaniu ofertowym ERP: od migracji danych po wsparcie

Zakres usług w zapytaniu ofertowym ERP powinien rozdzielać dostawę oprogramowania, instalację, integrację, migrację danych, szkolenia i wsparcie. Przy każdej usłudze warto opisać czynności wykonawcy oraz rezultat odbierany przez zamawiającego. W jednym z zapytań oferta miała obejmować instalację, uruchomienie i przeszkolenie pracowników. Zamawiający nie dopuszczał tam ofert częściowych ani wariantowych.¹

PCF PROCEFAR Sp. z o.o. zamawiała ERP dla hurtowni farmaceutycznej wraz z systemem bazodanowym, instalacją, konfiguracją i integracją. Zakres obejmował również 2 serwery pracujące w trybie aktywny/pasywny, w którym serwer rezerwowy przejmuje pracę po awarii aktywnego.⁸ Roltec sp. z o.o. wymagał natomiast, by zamawiany ERP i MES działał wyłącznie lokalnie, na sprzęcie dostarczonym przez zamawiającego.²
Opis infrastruktury pozwala wykonawcy uwzględnić prace wykraczające poza dostawę licencji.

Warunki serwisu powinny określać kanał zgłoszeń i sposób liczenia czasu reakcji. W zapytaniu o dostawę i uruchomienie ERP maksymalny czas reakcji zdalnego serwisu wynosił 4 godziny.¹ Reakcja oznacza rozpoczęcie obsługi zgłoszenia. Nie jest równoznaczna z zakończeniem naprawy.

Jak określić zakres wdrożenia, migracji danych, szkoleń i wsparcia?

Zakres wdrożenia ERP warto podzielić na uruchomienie, migrację, testy, szkolenia i obsługę zgłoszeń. Taki podział pozwala wycenić każdą usługę osobno. Przy rozbudowie Comarch Optima ERP zamawiający wymagał również migracji danych z Soneta ENOVA365 oraz wsparcia technicznego.⁷

• Prace wdrożeniowe obejmują zadania konfiguracyjne, dane wejściowe i warunki odbioru. Ich koszt należy oddzielić od kosztu licencji.
• Migracja danych wymaga sprawdzenia wyników i przetestowania procesów na przeniesionych rekordach. W rozbudowie Comarch Optima ERP przewidziano migrację testową z kontrolą poprawności oraz test modułu kadrowo-płacowego na zmigrowanych danych.⁷
• Harmonogram testów powinien odróżniać początek testowania od zakończenia zamówienia. Zamawiający oczekiwał rozpoczęcia testów modułu kadrowo-płacowego do 16 marca 2026 r. i zakończenia całego zamówienia do 30 kwietnia 2026 r.⁷
• Usługi wsparcia wymagają określenia limitu, zasad przenoszenia niewykorzystanych godzin i priorytetów zgłoszeń. W rozbudowie Comarch Optima ERP limit dodatkowego wsparcia wynosił 30 godzin miesięcznie. Niewykorzystane godziny można było wykorzystać w ciągu 2 kolejnych miesięcy.⁷

Tabela przedstawia zakres migracji i minimalny wymiar szkoleń w zapytaniu o rozbudowę Comarch Optima ERP.

Dane w tabeli: 7

Priorytet zgłoszenia powinien określać czas reakcji i czas wdrożenia rozwiązania. Tabela zestawia maksymalne terminy z zapytania o rozbudowę Comarch Optima ERP. Dla awarii krytycznej zamawiający przewidział maksymalnie 2 godziny na reakcję i 8 godzin na wdrożenie rozwiązania.⁷

Dane w tabeli: 7

Odrębny opis usług pozwala porównać prace poprzedzające uruchomienie z późniejszym wsparciem. To również ułatwia przypisanie kosztów do właściwego etapu.

Wsparcie techniczne Symfonia ERP i dodatkowych rozwiązań jako odrębny zakres zapytania

Wsparcie techniczne Symfonia ERP może być samodzielnym przedmiotem zapytania, niezależnym od zakupu nowego systemu. Polskie Wydawnictwo Muzyczne zwróciło się o ofertę dotyczącą wsparcia użytkowania i rozwoju Symfonia ERP wraz z dodatkowymi rozwiązaniami.⁹
W takim zamówieniu należy oddzielić bieżącą obsługę zgłoszeń od prac rozwojowych. Trzeba też wskazać dodatkowe rozwiązania objęte usługą.

Oferta na wsparcie powinna określać odpowiedzialność wykonawcy za system i dodatkowe rozwiązania objęte umową. Dzięki temu koszt utrzymania można oddzielić od wyceny nowych prac wdrożeniowych.

Zaproszenie do składania ofert a zapytanie ofertowe w sprzedaży

Zaproszenie do składania ofert na ERP służy zebraniu propozycji zakupu i wdrożenia systemu. Zapytanie ofertowe sprzedaży należy do procesu obsługi klienta w przedsiębiorstwie. Różnica dotyczy więc także osoby formułującej wymagania: nabywcy ERP albo klienta firmy korzystającej z systemu. Art. 71 Kodeksu cywilnego stanowi, że w razie wątpliwości ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje są zaproszeniem do zawarcia umowy, a nie ofertą.¹⁰

Zapytanie ofertowe zakupu może prowadzić do wyboru wykonawcy, ale postępowanie może też zostać unieważnione. PCF PROCEFAR opublikowała informację o unieważnieniu postępowania dotyczącego ERP 21 stycznia 2025 r.⁸
Zasady postępowania powinny zatem odróżniać złożenie oferty od decyzji o zawarciu umowy.

Zaproszenie do składania ofert na ERP: co powinno zawierać?

Zaproszenie do składania ofert na ERP powinno określać przedmiot zamówienia, sposób złożenia oferty i wymagane dokumenty. Należy w nim również wskazać terminy realizacji i okres związania ofertą. W zapytaniu o dostawę i uruchomienie ERP oferty przyjmowano do 21 sierpnia 2023 r. o 16:00, a realizacja miała zakończyć się najpóźniej 31 października 2023 r.¹ Minimalny okres związania ofertą wynosił 30 dni.^1,5

Harmonogram postępowania powinien osobno wskazywać złożenie ofert, ich otwarcie i odbiór systemu. W postępowaniu PCF PROCEFAR dotyczącym WMS oferty przyjmowano do 23 sierpnia 2024 r. o 08:00, a otwierano tego samego dnia o 08:15.⁸ INERGIS wyznaczył termin składania ofert na 7 listopada 2017 r. o 15:00 i planował odbiór systemu 30 czerwca 2018 r. Minimalny okres ważności oferty wynosił tam 30 dni.^4,11

Projekt umowy może określać skutki niedotrzymania warunków realizacji. W zapytaniu o dostawę i uruchomienie ERP kara za odstąpienie od umowy z przyczyn wykonawcy wynosiła 5% wynagrodzenia netto. Za zwłokę w realizacji przewidziano 0,1% wynagrodzenia netto za dzień roboczy.¹

Tabela zestawia warunki udziału i dokumenty wymagane od oferenta przez INERGIS. Zamawiający oczekiwał co najmniej 3 referencji dotyczących wdrożeń w firmach instalacyjno-budowlanych.³

Dane w tabeli: 4

Zapytania ofertowe w sprzedaży a wybór systemu ERP

Zapytanie ofertowe sprzedaży jest dokumentem w procesie handlowym firmy. Zapytanie o zakup ERP służy natomiast wyborowi systemu i wykonawcy. Wizja.ERP umożliwia tworzenie zapytań ofertowych i prowadzenie dokumentów od zapytania przez ofertę i zamówienie do faktury.¹² Producent opisuje obieg obejmujący 5 rodzajów dokumentów: zapytanie, ofertę wstępną, ofertę pełną, zamówienie i fakturę.¹²

Opis procesu sprzedaży w zapytaniu o ERP powinien wskazywać dane przechodzące między zapytaniem klienta, ofertą, zamówieniem i fakturą. Opis procesu zakupowego dotyczy z kolei zbierania ofert dostawców i powiązania ich z zamówieniami firmy.
Rozdzielenie tych procesów pozwala ocenić obsługę dokumentów handlowych bez mylenia jej z procedurą wyboru ERP.

ERP Altum w zapytaniu ofertowym: jak opisać potrzeby firmy bez faworyzowania produktu?

Comarch ERP Altum warto rozpatrywać przez pryzmat potrzebnego procesu, zamiast wpisywać nazwę produktu jako wymóg. Zapytanie ofertowe w Comarch ERP Altum może zawierać konkretne pozycje albo ogólny opis artykułu. Z zatwierdzonych zapytań można generować oferty.¹³
To funkcja obsługi dokumentów handlowych w systemie, a nie wzór zapytania kierowanego do dostawców ERP.

• Przebieg procesu ofertowego obejmuje drogę od zapisania zapytania klienta do przygotowania oferty. Wymaganie powinno opisywać czynności użytkownika, nie wskazywać nazwy produktu.
• Opis przedmiotu zapytania powinien obejmować zarówno wskazane artykuły, jak i zapotrzebowanie opisane słownie. Wykonawca może wtedy przedstawić sposób obsługi obu przypadków.
• Warunek przygotowania oferty należy powiązać z zatwierdzeniem zapytania. Odpowiedzi wykonawców odnoszą się wówczas do tego samego etapu pracy.
• Ocena odpowiedzi powinna dotyczyć zgodności procesu z wymaganiami firmy. Nazwa producenta, produktu ani partnera wdrożeniowego nie zastąpi opisu tej zgodności.

Neutralne zapytanie ofertowe na ERP pozwala porównać obsługę procesu ofertowego bez wskazywania produktu z góry. O wyborze powinny decydować procesy firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można wykluczyć oferty częściowe lub wariantowe?

Tak. W zapytaniu można wskazać, że zamawiający ich nie dopuszcza; w przykładach z artykułu takie ograniczenie było zapisane wprost.

Czy czas reakcji serwisu oznacza czas naprawy?

Nie. Czas reakcji oznacza rozpoczęcie obsługi zgłoszenia, a nie zakończenie naprawy.

Czy harmonogram powinien osobno wskazywać początek testów i koniec zamówienia?

Tak. Przykład z artykułu rozróżniał termin rozpoczęcia testów modułu od terminu zakończenia całego zamówienia.

Czy można wymagać lokalnego działania ERP na sprzęcie zamawiającego?

Tak. W jednym z opisanych postępowań wymagano, by ERP i MES działały wyłącznie lokalnie, na sprzęcie dostarczonym przez zamawiającego.

Czy zapytanie może określać okres archiwizacji danych produkcyjnych?

Tak. W przykładzie dotyczącym ERP i MES wskazano 10-letnią archiwizację danych z obszarów produkcyjnych.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.