Dotacje i finansowanie wdrożenia ERP

Dotacje na system ERP mogą pomóc firmie sfinansować cyfryzację, jeśli projekt spełnia warunki konkretnego programu. Wdrożenie ERP może być częścią digitalizacji procesów biznesowych.¹
O wyborze programu przesądzają profil firmy, zakres inwestycji i sposób finansowania wydatków. Według GUS w 2025 r. z oprogramowania ERP korzystało 40,5% przedsiębiorstw w Polsce².

Czym są dotacje na system ERP i jakie wydatki mogą obejmować?

Dotacja obejmuje tylko koszty kwalifikowane przewidziane w danym programie. W budżecie rozdziel koszt licencji lub subskrypcji, wdrożenia, integracji i utrzymania. Każda pozycja podlega osobnej ocenie.
W Dig.IT opłaty za oprogramowanie rozliczane jako usługa kwalifikują się wyłącznie za czas korzystania przypadający na okres kwalifikowalności wydatków³.

Ogólnopolski program cyfryzacji MŚP opisany przez Primaco obejmuje zakup i wdrożenie gotowego oprogramowania, szkolenia z obsługi oraz sprzęt IT związany z cyfryzacją.⁴ Szkolenia mogą więc znaleźć się w projekcie obok zakupu systemu. Integrację i późniejsze utrzymanie trzeba ocenić osobno według zasad kwalifikowania wydatków⁵.

Które wydatki na zakup i wdrożenie ERP można uwzględnić w projekcie Dig.IT?

Dig.IT pozwala przeznaczyć grant na system ERP, zakup oprogramowania i sprzętu oraz wdrożenie.⁶
W budżecie pokaż te wydatki oddzielnie. Dzięki temu zakup systemu nie miesza się z kosztami prac wdrożeniowych⁵.

Czy oprogramowanie wspierające produkcję i logistykę kwalifikuje się do dotacji w obszarze bełchatowskim?

Dotacja dla produkcyjnych MŚP z obszaru bełchatowskiego może objąć oprogramowanie wspierające produkcję i logistykę oraz sprzęt IT.⁷ Zakup systemu trzeba powiązać z procesami produkcyjnymi lub logistycznymi opisanymi w projekcie.

Zakup ERP, wdrożenie, sprzęt i szkolenia przypisz do odpowiednich pozycji budżetu programu.
W Dig.IT sprzęt oraz inne wydatki komponentu fakultatywnego mogą łącznie stanowić najwyżej 40% kosztów kwalifikowalnych projektu³.

Jak ocenić, czy firma i projekt ERP spełniają warunki dofinansowania?

Szanse na dofinansowanie ERP oceń przez porównanie działalności firmy, planu wdrożenia i celu projektu z warunkami naboru. W konkursie Dig.IT przedsiębiorca musiał mieć zamknięte co najmniej pięć pełnych lat obrotowych⁵.

• Profil firmy: ustal, czy przedsiębiorstwo należy do grupy MŚP, czyli mikro-, małych lub średnich firm, i prowadzi działalność objętą programem. Warunki Dig.IT obejmują działalność w przetwórstwie przemysłowym lub usługach produkcyjnych, plan wdrożenia technologii cyfrowych oraz dostępny limit pomocy de minimis. Jest to pomoc publiczna rozliczana w ramach limitu dla przedsiębiorcy.⁶
• Cel projektu: wskaż procesy, które zmieni wdrożenie ERP, i odnieś je do celów naboru. W działaniu FEPZ 1.6 projekt musi odpowiadać celom transformacji cyfrowej, przemysłowej lub zielonej oraz inteligentnym specjalizacjom regionu.⁴
• Zakres inwestycji: rozpisz osobno licencję lub subskrypcję, wdrożenie, integracje i utrzymanie. Taki budżet pozwala ocenić każdą pozycję według zasad kwalifikowania wydatków w wybranym naborze⁸.

Projekt ERP spełni warunki programu, jeśli odpowiadają im zarówno profil firmy, jak i cel oraz zakres inwestycji⁵.

Jak wybrać program dotacji na system ERP odpowiedni do firmy i projektu?

Program dotacji na ERP dobierz do lokalizacji firmy, rodzaju inwestycji, wartości projektu i formy pomocy publicznej. Dig.IT i instrumenty regionalne różnią się progiem finansowym, poziomem wsparcia oraz celem wdrożenia.
W konkursie Dig.IT kwota grantu wynosiła od 150 000 do 850 000 zł⁵.

Dig.IT przewiduje grant od 150 000 zł do 850 000 zł na cyfryzację, w tym ERP.⁶ Na 5 października 2026 r. ARP planuje drugi nabór na przełomie III i IV kwartału 2026 r. Harmonogram jest nadal uzgadniany, a kryteria mogą się zmienić.⁶
W konkursie 1/2025 grant Dig.IT wynosił od 150 000 zł do maksymalnej kwoty grantu Dig.IT podanej wyżej.^4,5

Tabela zestawia udział wsparcia w wydatkach projektu dla poszczególnych programów i wariantów pomocy. Dig.IT pokrywał do 50% kosztów kwalifikowalnych, a nabór FEPZ 1.6 z 2025 r. do 60% dla mikro- i małych firm⁹.

Dane w tabeli: 4,5,6,7,10,11,12,13

FENG, czyli Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, Ścieżkę SMART i programy regionalne porównuj przez pryzmat celu naboru. Samo hasło „cyfryzacja” nie wystarczy. Nazwa programu ani producenta systemu nie przesądza też o dopasowaniu projektu.
W Ścieżce SMART w 2025 r. wymagano co najmniej jednego z dwóch modułów obowiązkowych: B+R albo wdrożenia innowacji¹⁴.

Kiedy inwestycja w ERP może otrzymać wsparcie z działania FEPZ 1.6?

Działanie FEPZ 1.6 Wsparcie innowacyjnych inwestycji Przedsiębiorstw wymienia oprogramowanie klasy ERP, w tym Comarch ERP XL, wśród inwestycji mogących otrzymać wsparcie w województwie zachodniopomorskim.⁴ Dla firmy spoza regionu nie jest to regionalna ścieżka finansowania projektu.
W naborze FEPZ 1.6 dotyczącym cyfryzacji MŚP minimalne wydatki kwalifikowalne projektu wynosiły 50 000 zł⁹.

Kiedy moduły produkcyjne Comarch ERP XL mogły zostać objęte Grantami na transfer technologii?

Granty na transfer technologii w projekcie „Sieć Otwartych Innowacji” mogły objąć moduły produkcyjne Comarch ERP XL. Warunkiem było wykorzystanie dofinansowania do wprowadzenia na rynek nowego produktu lub usługi.¹³ Wydatki kwalifikowane musiały wynosić co najmniej 150 000 PLN i najwyżej 200 000 EUR.¹³
Samo zastąpienie dotychczasowego systemu nie realizuje wskazanego celu wprowadzenia nowej oferty na rynek.

Program wybierz pod kątem celu inwestycji i profilu firmy. Poziom wsparcia odnieś z kolei do właściwej formy pomocy. Pomoc de minimis przyznana jednemu przedsiębiorstwu przez jedno państwo członkowskie nie może przekroczyć 300 000 euro w okresie trzech lat¹⁵.

Jak uzasadnić wdrożenie ERP we wniosku o dofinansowanie?

Uzasadnienie wdrożenia ERP oprzyj na opisie zmienianego procesu i przepływu danych. Wskaż też mierzalne rezultaty projektu.

• Proces firmy przedstaw przez czynności wykonywane przed wdrożeniem i sposób ich obsługi po uruchomieniu ERP. Projekt Hurtowni Elektryk Wojciechowscy Spółka Komandytowa obejmuje zakup ERP z serwerami w ramach cyfrowej automatyzacji procesów firmy.¹⁶
• Zakres wdrożenia określ przez liczbę systemów i planowanych użytkowników. Projekt Hurtowni Elektryk przewiduje wdrożenie 1 systemu ERP.¹⁶ Z rozwiązania ma korzystać co najmniej 112 pracowników.¹⁶
• Budżet projektu podziel na licencję lub subskrypcję, wdrożenie, integracje i utrzymanie. Każdy wydatek powiąż z czynnością opisaną we wniosku.

Jak wykazać integrację ERP z robotem lub systemem MES we wniosku o dotację?

Integrację ERP z robotem lub MES opisz przez dane przekazywane między urządzeniami a systemem zarządzania produkcją. Pokaż także mierzalne efekty inwestycji. Taki zakres powinien znaleźć się we wniosku dotyczącym robotyzacji powiązanej z ERP.¹⁷
MES nadzoruje wykonanie produkcji. Brak połączenia robota z MES lub nadrzędnym ERP wskazano jako ryzyko odrzucenia wniosku o dofinansowanie robotyzacji.^17,18

Jakie wskaźniki rezultatu przyjąć dla dotowanego wdrożenia ERP?

Wskaźniki rezultatu ERP dobierz do celu inwestycji: obsługiwanych procesów, korzystania z systemu przez pracowników lub przepływu danych między produkcją a ERP. We wniosku oddziel planowaną liczbę użytkowników od efektu osiągniętego po wdrożeniu. Określ też sposób pomiaru tego efektu.

Uzasadnienie ma łączyć zakup i integrację z procesem firmy oraz rezultatem, który można wykazać.

Jak ubiegać się o dotację na system ERP krok po kroku?

Ubieganie się o dotację na ERP zaczyna się od określenia zakresu inwestycji. Potem firma składa wniosek zgodny z naborem, realizuje projekt i rozlicza wydatki.

• Zakres projektu ERP określ przez procesy, które obejmie system, oraz prace niezbędne do jego uruchomienia.
• Budżet projektu ERP przygotuj z oddzielnymi wycenami licencji lub subskrypcji, wdrożenia, integracji i utrzymania. Każdą pozycję przypisz do prac oraz zasad kwalifikowania wydatków w aktualnym naborze.
• Wniosek o dofinansowanie ERP oprzyj na celu inwestycji, harmonogramie, budżecie i mierzalnych rezultatach.
• Wybór dostawcy i partnera wdrożeniowego przeprowadź zgodnie z zasadami naboru. Jeśli wymagają publikacji zapytania w Bazie Konkurencyjności, zrób to przed zamówieniem.
• Rozliczenie projektu ERP oprzyj na dokumentach zakupu, odbioru prac i płatności. Zaplanuj również trwałość projektu, czyli utrzymanie jego rezultatów przez okres określony w umowie.

Jak przygotować zakres wdrożenia ERP i wyceny przed naborem Dig.IT?

Zakres wdrożenia ERP przed naborem Dig.IT przedstaw jako konkretne prace i rezultaty. Wycenę rozdziel na odpowiadające im pozycje budżetu. Oferta producenta powinna wskazywać produkt i edycję, a oferta partnera wdrożeniowego – konfigurację, migrację danych oraz integracje.

Jak rozliczyć dotację na ERP wypłacaną jako refundacja?

Refundacja Dig.IT oznacza wypłatę wsparcia po realizacji projektu. Pomoc ma formę de minimis.⁶ Firma najpierw finansuje wydatki, a potem przedstawia dokumenty wymagane do rozliczenia.
W Dig.IT wniosek o płatność końcową składa się do 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego wskazanego w harmonogramie¹⁹.

Wniosek powinien spójnie przedstawiać zakres ERP, budżet, sposób wyboru wykonawcy i dokumenty potrzebne do wypłaty wsparcia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy subskrypcję ERP można rozliczyć za cały okres umowy?

W Dig.IT opłaty za oprogramowanie jako usługę kwalifikują się tylko za okres korzystania przypadający na czas kwalifikowalności wydatków.

Czy wybór konkretnego producenta ERP gwarantuje dotację?

Nie. Sama nazwa producenta ani systemu nie przesądza o wsparciu — liczą się warunki programu oraz dopasowanie firmy i projektu.

Czy sama cyfryzacja ERP wystarczała do udziału w Ścieżce SMART w 2025 r.?

Nie. Wymagano co najmniej jednego z dwóch modułów obowiązkowych: B+R albo wdrożenia innowacji.

Czy limit pomocy de minimis dotyczy pojedynczego projektu?

Limit odnosi się do pomocy przyznanej jednemu przedsiębiorstwu przez jedno państwo członkowskie i wynosi maksymalnie 300 000 euro w okresie trzech lat.

Czy warunki kolejnego naboru Dig.IT muszą być takie same jak poprzednio?

Nie. Kryteria kolejnego naboru mogą się zmienić, dlatego trzeba sprawdzić aktualne zasady przed przygotowaniem wniosku.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.