Portal Dokumentów InsERT — instrukcja obsługi

Portal Dokumentów InsERT pozwala klientowi przesyłać przez stronę WWW 2 rodzaje materiałów: zdjęcia dokumentów i pliki PDF. Klient może też śledzić historię ich obiegu.¹
Poniżej opisano uruchomienie portalu, przekazywanie plików oraz pracę z odebranymi dokumentami w programach InsERT.

Portal Dokumentów InsERT: logowanie, uruchamianie i księgowanie dokumentów

Portal łączy przekazanie dokumentu z jego późniejszym księgowaniem. Po odebraniu pliku księgowy opisuje dokument i wprowadza go do ewidencji. W programach InsERT GT pracuje nad nim w module „Dokumenty pobrane”.
Moduł pojawił się w wersji 1.80 i zastąpił wcześniejsze moduły dokumentów.²

Jednorazowe szkolenie InsERT „Portal Dokumentów z obsługą KSeF dla biur rachunkowych” kosztuje 399 zł netto. To cena szkolenia, nie licencji na portal. Koszty wdrożenia, integracji i utrzymania również należy od niej odróżnić.^3,4

Jak uruchomić Portal Dokumentów w programach InsERT GT?

Portal Dokumentów w InsERT GT obsługuje się z programu księgowego. Po udostępnieniu usługi księgowy pracuje z odebranym dokumentem w Rachmistrzu GT. Program jest w pełni dostosowany do portalu od wersji 1.80; starsze wersje oferują ograniczony zakres funkcji.⁵

• Opis dokumentu w Rachmistrzu GT wykonaj w module „Dokumenty pobrane”. Uzupełnij kategorię, a następnie wybierz wprowadzenie ręczne albo według schematu importu.⁶
• Korektę danych w Rachmistrzu GT wykonaj przez „Popraw dane dokumentu”. Notatkę księgową dodaj na zakładce „Komunikacja”.^6,7
• Udostępnianie Portalu Dokumentów w Rachmistrzu GT lub Rewizorze GT zakończ przez ikonę usługi. Wybierz „Zarządzaj usługą Portal Dokumentów”, a potem „Zakończ udostępnianie”.⁸

Według odpowiedzi na forum InsERT faktury z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, mają przechodzić przez portal, jeśli został udostępniony. Token dostępu do KSeF ustawia się wyłącznie w programie księgowym.⁹
Pierwotnie zakładano używanie tokenów do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo zapowiedziało jednak utrzymanie ich bezterminowo, niezależnie od konfiguracji tokenu w programie.¹⁰

Jak odebrać i zaksięgować dokument z Portalu Dokumentów w programach InsERT nexo i nexo PRO?

W InsERT nexo i nexo PRO portal przekazuje dokument do dalszej pracy księgowej. Otwórz odebrany dokument w Rachmistrzu nexo PRO lub Rewizorze nexo PRO, odczytaj dane faktury i ustal właściwą ewidencję.
Jeżeli dokument ma trafić do ewidencji VAT, podstawę jej prowadzenia stanowi art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.¹¹

• Odebrany dokument otwórz w programie księgowym, zanim rozpoczniesz zapis.
• Dane faktury porównaj z dokumentem. Uzupełnij też opis potrzebny do księgowania.
• Zapis księgowy wprowadź do właściwej ewidencji. Zatwierdź go po sprawdzeniu danych.

Samo odebranie pliku z portalu nie kończy pracy: dokument trzeba jeszcze zapisać w ewidencji. W przypadku ksiąg rachunkowych art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje dowód księgowy jako podstawę zapisu.¹²

Przeglądanie, przekazywanie i sprawdzanie dokumentów w portalu

Dokument widoczny w portalu nie musi jeszcze znajdować się w programie księgowym. Obecność na liście pozwala go otworzyć i przejrzeć, ale do przekazania służy opcja „Zakończ i wyślij do księgowości”.¹³
Status „Nowy” oznacza dokument nieprzekazany do księgowości. „Wysłany” wskazuje, że plik przekazano, lecz czeka on na odbiór w programie.¹⁴

Po użyciu opcji przekazania portal nadaje dokumentowi status „W księgowości”.

Jak sprawdzić, czy dokument dotarł do portalu i jest w nim dostępny?

Lista dokumentów klienta pokazuje, czy plik jest dostępny w portalu. Status pozwala z kolei sprawdzić, na jakim etapie jest jego przekazanie do księgowości.

• Lista dokumentów w portalu pomaga odszukać przesłany plik. Otwórz pozycję odpowiadającą dokumentowi, który chcesz sprawdzić.
• Podgląd dokumentu pozwala porównać jego treść z plikiem wysłanym przez klienta.
• Status „W księgowości” oznacza przekazanie dokumentu do programu księgowego opcją „Zakończ i wyślij do księgowości”.¹³

Podgląd potwierdza dostępność pliku w portalu. O etapie przekazania do księgowości informuje natomiast status dokumentu.

Portal Dokumentów InsERT: aktywacja, integracja i konfiguracja dostępu

Portal można aktywować w Koncie InsERT albo w programie księgowym. Usługę udostępnia się osobno każdemu klientowi biura rachunkowego.¹⁵
Do korzystania z niej potrzebne są Portfel InsERT, służący do rozliczania usługi, oraz InsPunkty.¹ Najmniejsza paczka dostępna w cenniku zasilenia portfela zawiera 100 InsPunktów.¹⁶

Aktywacja usługi nie daje jeszcze klientowi dostępu do portalu. Klient może z niego korzystać po zaakceptowaniu zaproszenia wysłanego z programu księgowego.¹⁵

Jak uruchomić Portal Dokumentów dla biura rachunkowego w InsERT nexo PRO?

Portal Dokumentów w InsERT nexo PRO uruchom w programie księgowym, a potem udostępnij go wybranemu klientowi biura. Rachmistrz i Rewizor nexo PRO są w pełni dostosowane do portalu od wersji 51. W starszych wersjach zakres pracy jest ograniczony.⁵

• Aktywację Portalu Dokumentów rozpocznij w programie księgowym.
• Udostępnianie usługi wykonaj dla klienta, który będzie przekazywać dokumenty.
• Zaproszenie do portalu wyślij z programu księgowego. Klient musi je zaakceptować, zanim zacznie korzystać z usługi.¹⁵

Uruchomienie w InsERT nexo lub nexo PRO przyznaje 25 darmowych InsPunktów do wykorzystania w ciągu 45 dni. Przy aktywacji przewidziano też zasilenie Portfela InsERT taką samą liczbą InsPunktów. Dostęp do aplikacji jest bezterminowy.^1,17

Aktywacja Portalu Dokumentów dla biura rachunkowego

Portal Dokumentów dla biur rachunkowych rozlicza przesyłanie według liczby stron. Przesłanie strony kosztuje 1 InsPunkt/strona. Jest to opłata za korzystanie z usługi, odrębna od kosztów wdrożenia i integracji.¹
Paczka 100 InsPunktów kosztuje 50 zł netto za paczkę. Przy tej cenie pakietu koszt przesłania strony odpowiada 50 gr netto.¹⁶

Tabela zestawia wielkości paczek InsPunktów i przykładowych pakietów podmiotów według ich jednostek rozliczenia.¹

Dane w tabeli: 1,16

Aktywacja Portalu Dokumentów w Koncie InsERT

Konto InsERT pozwala aktywować Portal Dokumentów dla biura rachunkowego. Udostępnienie usługi konkretnemu klientowi pozostaje osobną czynnością.¹⁵
Aktywacja wymaga zaakceptowania regulaminów Konta InsERT, Portfela InsERT i usługi Portal Dokumentów.¹ Chodzi o trzy odrębne regulaminy dotyczące konta, portfela i portalu.⁵

Jak skonfigurować dostęp użytkowników do Portalu Dokumentów?

W trybie obiegu dokumentów użytkownik portalu może mieć pełne albo ograniczone uprawnienia.¹³
Zakres dostępu dobierz do czynności, za które dana osoba odpowiada.¹⁸

• Ograniczone uprawnienia pozwalają użytkownikowi dodawać, akceptować i odrzucać dokumenty. Nie pozwalają mu przekazywać ich do księgowości, przejmować ani usuwać.¹³
• Pełne uprawnienia wybierz dla osoby odpowiedzialnej także za czynności niedostępne przy ograniczonym dostępie.¹³

Uprawnienia określają, kto obsługuje dokumenty w portalu, a kto może przekazać je do księgowości.¹⁹

Usługi portalu i dodawanie plików w różnych trybach pracy

Portal Dokumentów InsERT pozwala pracować w trybie „Wysyłka tylko do księgowości” albo w trybie obiegu dokumentów. Wybór zależy od procesu w firmie: plik może trafić bezpośrednio do biura lub wcześniej przejść wewnętrzną kontrolę.
Tabela pokazuje przebieg przekazania w obu trybach.⁵

Usługi dostępne w Portalu Dokumentów

Portal Dokumentów InsERT służy do przekazywania dokumentów księgowości oraz prowadzenia ich obiegu. Opisane tryby różnią się miejscem wewnętrznej kontroli w tym procesie. Raporty są odrębnym obszarem pracy, innym niż dodawanie plików.

Przesyłanie zdjęć i skanów dokumentów do biura rachunkowego

Klient biura rachunkowego przekazuje przez portal cyfrowe kopie dokumentów. Zdjęcie lub skan powinny obejmować całą treść, w tym dane kontrahenta i kwoty potrzebne księgowemu do opisu.
Przed wysłaniem klient może porównać podgląd pliku z papierowym dokumentem. Łatwiej wtedy zauważyć uciętą stronę lub nieczytelny tekst.

Jak dodać plik w trybie wysyłki tylko do księgowości?

W trybie „Wysyłka tylko do księgowości” klient przygotowuje plik dla biura. Dokument nie przechodzi wcześniej przez wewnętrzny obieg.

• Tryb „Wysyłka tylko do księgowości” wybierz przed dodaniem dokumentu.
• Plik dokumentu dodaj do portalu, a następnie otwórz jego podgląd.
• Opis dokumentu uzupełnij informacjami, które pomogą księgowemu rozpoznać plik.
• Przekazanie dokumentu wykonaj po sprawdzeniu pliku i opisu.

Dokument przygotowany w tym trybie trafia do procesu księgowego bez wewnętrznej akceptacji.

Jak dodać plik w trybie obiegu dokumentów?

W trybie obiegu dokumentów klient przygotowuje plik do kontroli wewnątrz firmy. Przekazanie do księgowości następuje po tym etapie.

• Tryb obiegu dokumentów wybierz przed dodaniem pliku.
• Plik dokumentu dodaj do portalu i sprawdź jego czytelność w podglądzie.
• Opis dokumentu uzupełnij danymi potrzebnymi osobie, która będzie go kontrolować.
• Dokument w obiegu skieruj do dalszej obsługi zgodnie z uprawnieniami użytkowników.

W tym trybie kontrola wewnętrzna poprzedza przekazanie dokumentu do księgowości.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie jest portal dokumentów w InsERT?

Portal działa przez stronę WWW.

Jak pobrać faktury z KSeF do portalu dokumentów InsERT?

Jeśli Portal Dokumentów został udostępniony, faktury z KSeF mają przechodzić przez portal. Token dostępu do KSeF ustawia się wyłącznie w programie księgowym.

Jakie rodzaje plików można przesłać przez Portal Dokumentów?

Portal obsługuje zdjęcia dokumentów i pliki PDF.

Czy papierowy dokument można przekazać przez portal bez jego cyfrowej kopii?

Nie. Przez portal klient przesyła cyfrowe kopie dokumentów, na przykład zdjęcia, skany lub pliki PDF.

Czy opłata za szkolenie z Portalu Dokumentów jest ceną licencji?

Nie. Wskazana w artykule opłata dotyczy szkolenia, a nie licencji na portal.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.