Archdesk — opinie, wdrożenie, wady i zalety

Czym jest Archdesk i dla jakich firm powstał?

Archdesk to system ERP przeznaczony dla małych, średnich i dużych firm budowlanych.¹ Wśród odbiorców są generalni wykonawcy i wykonawcy specjalistyczni.^2,3 Ich zakres odpowiedzialności za prace na budowie jest różny. Według producenta z Archdesk korzystają tysiące firm wykonawczych.⁴

Lista odbiorców obejmuje także przemysł ciężki.³ Wymieniono na niej firmy produkcyjne, fabryki, hurtownie, sklepy i sektor usług.⁵ Obecność branży na liście nie oznacza jeszcze, że produkt pasuje do obiegu dokumentów, rozliczania projektów i struktury firmy. Capterra podaje 2016 jako rok założenia dostawcy Archdesk, a nie datę powstania konkretnej edycji produktu.³

Archdesk warto oceniać przede wszystkim przez pryzmat procesów firmy budowlanej. W produkcji, handlu i usługach punktem odniesienia będą wymagania danej branży. Znaczenie ma też deklarowany zakres ponad 30 modułów produktu.

Moduły i funkcje Archdesk

Archdesk łączy zarządzanie projektami budowlanymi z funkcjami ERP dla finansów i działalności operacyjnej.⁶ System obejmuje harmonogramowanie oraz planowanie zasobów w wielu projektach. Może więc odpowiadać organizacjom prowadzącym równolegle więcej niż 1 realizację.^6,7

• Kosztorysy i finanse. System obsługuje kosztorysowanie, budżetowanie, kontrolę kosztów, przepływy pieniężne, rachunkowość, fakturowanie i raportowanie.² Pozwala również śledzić budżet oraz koszty konkretnego projektu.⁶
• Harmonogram i zasoby. Funkcje obejmują harmonogramy projektów i pracy oraz ewidencję czasu. Obejmują też zarządzanie zadaniami, pracownikami, sprzętem i zapasami.³
• Time Sheet Pro. Moduł rejestruje czas poświęcony na zadania i projekty. Menedżerowie mogą przeglądać oraz zatwierdzać wpisy. Widzą także łączny czas projektu z podziałem na zadania.⁸
• Dokumentacja budowy. System udostępnia dokumenty z placu budowy, formularze terenowe i inspekcje. Ma też funkcje dotyczące bezpieczeństwa i monitorowania podwykonawców.² Śledzi ich działania, postępy oraz raportowanie.⁶
• Oferty i zaopatrzenie. Archdesk służy do przygotowywania ofert i faktur oraz śledzenia zamówień zakupu, potwierdzeń odbioru i not kredytowych.¹ Zawiera też CRM oraz bazy klientów i wykonawców. Dostępne są ponadto funkcje zarządzania dostawcami, zamówieniami i przetargami.³
• Analiza ofert. Dostępny jest formularz tworzenia projektu. Oferty można analizować w pełnoekranowym widoku przypominającym arkusz kalkulacyjny.⁸
• Dostęp i komunikacja. System oferuje portal klienta, dostęp mobilny, powiadomienia, zdjęcia i raporty z postępu prac.³ Uprawnienia użytkowników kontrolują dostęp do danych. Pliki są przechowywane centralnie, bez wskazanego limitu.¹

Producent deklaruje ponad 30 modułów. Przy ocenie tego zakresu warto rozdzielić ewidencję czasu w Time Sheet Pro od kontroli kosztów i budżetu projektu. To różne zadania, choć dotyczą tej samej realizacji.⁷

Ile kosztuje Archdesk?

Publikowane ceny początkowe subskrypcji Archdesk opierają się na różnych sposobach naliczania. GetApp podaje abonament od 690 GBP miesięcznie, a ITQlick – od 29 USD za użytkownika miesięcznie. Nie są to ceny tej samej edycji, więc nie należy ich bezpośrednio przeliczać na koszt przedsiębiorstwa.^1,9 ITQlick wskazuje też stawkę początkową 29 USD za użytkownika miesięcznie, nie przypisując jej do konkretnego planu.¹⁰

Licencja lub subskrypcja

Ceny Archdesk są zwykle ustalane indywidualnie.⁶ Dostępne zestawienia podają jednak stawki początkowe ujęte poniżej. ITQlick wymienia również abonament Archdesk Essentials od 420 USD miesięcznie. Nie jest to indywidualna wycena.¹⁰

Dane w tabeli: 1,9,10

Archdesk nie oferuje bezpłatnej wersji próbnej.¹

Koszt wdrożenia i utrzymania

Stawki początkowe 690 GBP miesięcznie, 29 USD za użytkownika miesięcznie i 420 USD miesięcznie dotyczą abonamentu. Nie opisują kosztu całego projektu.¹ Łączny budżet zależy od sposobu naliczania opłat w wybranym planie, liczby użytkowników i zakresu usług. W ofertach trzeba osobno porównać koszt wdrożenia, integracji oraz utrzymania.

Wersje i sposób udostępniania Archdesk

Archdesk działa w chmurze i jest udostępniany w modelu abonamentowym.⁵ Produkt określa się także jako SaaS: użytkownik korzysta z usługi zamiast z lokalnie instalowanej kopii systemu.⁸ Producent zastrzega przy tym, że nie gwarantuje 100% nieprzerwanego działania.

Archdesk w chmurze – dostęp i aktualizacje

• Dostęp do systemu: Archdesk działa na urządzeniu podłączonym do internetu. Producent nie gwarantuje 100% dostępności i przewiduje przerwy techniczne. Sam opis dostępności nie oznacza gwarantowanego w umowie poziomu dostępności usługi.^1,11
• Aktualizacje: Nowe funkcje trafiają do systemu regularnie przez automatyczne aktualizacje. Nie trzeba instalować kolejnych wersji lokalnej kopii oprogramowania.¹

Model chmurowy może odpowiadać firmie, która chce używać systemu na urządzeniach z internetem bez zarządzania lokalną instalacją. W miejscach pracy trzeba jednak uwzględnić łączność. Znaczenie mają również automatyczne aktualizacje. Określenia „ERP w chmurze” i „SaaS” opisują sposób dostępu do Archdesk, a nie 2 odrębne edycje produktu.¹¹

Wdrożenie Archdesk – jak przebiega i ile trwa?

Wdrożenie Archdesk wymaga przygotowania procesów firmy i konfiguracji systemu.^3,6 W porównaniu z prostszymi narzędziami do zarządzania projektami oznacza to więcej pracy operacyjnej przed uruchomieniem.⁶ Producent opisuje kolejne etapy: rozpoznanie potrzeb i projekt rozwiązania, konfigurację i integracje, szkolenia i testy użytkowników, a potem uruchomienie i wsparcie.^12,13
Orientacyjny czas wdrożenia podstawowych modułów, procesów i integracji wynosi 6–12 tygodni.

• Konfiguracja oprogramowania. System konfiguruje konsultant. Tytuł jednej z opinii użytkowników wspomina o dostosowaniu przepływów pracy do potrzeb firmy. Jest to relacja użytkownika, nie opis zakresu każdej umowy wdrożeniowej.^3,12
• Kontrola danych. Konsultant analizuje jakość danych przekazanych przez klienta. Sprawdza też ich gotowość do wdrożenia.^12,14
• Obsługa techniczna. W trakcie wdrożenia mogą pojawić się pytania techniczne. Odpowiada na nie konsultant.¹²
• Udostępnienie zespołom. Jeden z użytkowników zgłosił trudność z początkowym udostępnieniem systemu szerokim zespołom. Planując uruchomienie, warto uwzględnić liczbę ról i zespołów. Pojedynczej relacji nie należy jednak odnosić do wszystkich klientów.⁵

Przygotowanie danych, użytkowników i konfiguracji nie daje gwarancji terminu uruchomienia. Producent określa czas wdrożenia podstawowych modułów, procesów i integracji orientacyjnie na 6–12 tygodni. Termin zależy od zakresu dostosowania.¹⁵

Integracje Archdesk

Archdesk oferuje połączenia z wymienionymi systemami finansowo-księgowymi i zaopatrzeniowymi oraz z Autodesk BIM 360.^1,6 Wskazano również API, czyli interfejs wymiany danych między aplikacjami, i połączenia z usługami zewnętrznymi.⁶ Oficjalna lista opisuje osiem nazwanych systemów integracyjnych. Ogólna możliwość połączenia przez API nie należy do tego wyliczenia.¹⁶

• Systemy finansowe i księgowe: wykaz obejmuje FreeAgent, NetSuite, QuickBooks Online, QuickBooks Online Advanced, Sage 100, Sage 100 Contractor, Sage 50, Sage Accounting, Sage Intacct i Xero. Są w nim także ogólne pozycje „SAGE” i „Sage”. Nie oznaczają one konkretnych edycji.¹
• Zaopatrzenie i modele budowlane: wśród wymienionych połączeń są SAP Ariba i Autodesk BIM 360.^1,6
• Telefonia: integracja pozwala śledzić korespondencję i nagrywać połączenia. Przy połączeniach wychodzących może też prezentować wspólny numer firmowy.¹
• Wymiana danych: Archdesk obsługuje import i eksport danych. Łączy się również z rozwiązaniami firm trzecich.³

Nazwane połączenie z Xero lub konkretną edycją Sage to nie to samo co integracja przez API bądź import i eksport danych. Sposoby te nie oznaczają jednakowego zakresu synchronizacji. Koszt integracji należy oddzielić w budżecie od abonamentu i wdrożenia. Archdesk opisuje synchronizację danych finansowych z Xero jako dwukierunkową i odbywającą się w czasie rzeczywistym.¹⁷

Co Archdesk robi inaczej niż konkurencja?

Archdesk obejmuje drogę od zapytania klienta, wyceny i umowy przez prowadzenie projektu oraz zaopatrzenie aż po rozliczenia i końcową fakturę.³ W odróżnieniu od narzędzia służącego wyłącznie do planowania prac łączy dane sprzedażowe, wykonawcze i rozliczeniowe. Producent deklaruje ponad 30 modułów obejmujących cykl realizacji projektu budowlanego.¹⁸

Archdesk gromadzi dokumentację projektową, koszty, harmonogram i rozliczenia w jednym systemie.² Produkt ma zapewniać wgląd w finanse oraz działalność operacyjną. Ma też wspierać standaryzację procesów, czyli stosowanie wspólnych zasad pracy w organizacji.⁶ Jest to istotne, gdy z tych samych danych korzystają zespoły odpowiedzialne za różne etapy projektu.

Ponad 30 modułów nie dowodzi przewagi nad każdym konkurentem. Firma potrzebująca wspólnego obiegu danych dla projektu i rozliczeń ocenia inny zakres niż zespół szukający samego harmonogramu. Lista obsługiwanych etapów nie pokazuje również, jak po konfiguracji będą przebiegały procesy w konkretnej organizacji.⁷

Plusy i minusy Archdesk

W opiniach o Archdesk pojawiają się zalety dostępu do danych i obsługi klienta. Użytkownicy zgłaszają też zastrzeżenia dotyczące pracy z systemem oraz wybranych procesów. Opisane niżej minusy są ich relacjami, a nie warunkami oferty. W Capterra Archdesk ma średnią ocenę 4,55 na 5 na podstawie 51 opinii.¹⁹

Archdesk – jak interpretować deklarowane efekty: 35% mniej błędów, 15% wyższa rentowność i 20% większa satysfakcja?

Przy Archdesk pojawiają się 3 deklarowane wyniki dotyczące różnych mierników, pochodzące z 2 źródeł. Przykład producenta trzeba oddzielić od wartości przytoczonych przez ITQlick. Żadna z tych deklaracji nie gwarantuje wyniku kolejnego wdrożenia. Producent wiąże redukcję błędów ludzkich o 35% z wdrożeniem Archdesk w dubajskiej grupie City Diamond Contracting.²⁰

35% mniej błędów ręcznych po połączeniu spółek – przykład podany przez producenta

Według producenta po połączeniu spółek grupy na jednej platformie nastąpił 35% spadku liczby błędów popełnianych przy pracy ręcznej.² Wynik dotyczy tej konsolidacji, nie każdej firmy korzystającej z Archdesk. Przy podobnej zmianie właściwym miernikiem byłaby liczba błędów w ręcznych procesach przed połączeniem spółek i po nim.²⁰

15% i 20% – wyniki deklarowane w zestawieniu ITQlick, a nie gwarancja dla każdej firmy

• Rentowność projektów: ITQlick deklaruje 15% wzrostu rentowności dzięki optymalizacji zasobów. Ten finansowy miernik projektu jest czymś innym niż liczba błędów ręcznych.^21,22
• Zadowolenie klientów: ITQlick deklaruje 20% wzrostu przy śledzeniu postępu w czasie rzeczywistym. Wskaźnik opisuje odbiór usługi przez klientów, a nie rentowność wykonawcy.^21,22

Wartości 35%, 15% i 20% dotyczą różnych procesów biznesowych. Nie tworzą jednej prognozy efektów zakupu. ITQlick przytacza 15-procentowy wzrost rentowności projektów jako deklarowany efekt, nie przewidywany wynik konkretnego wdrożenia.²²

Archdesk – co mówią 51 opinii i jakiej wielkości firmy opisują swoje doświadczenia?

W Capterra i Software Advice widocznych jest po 51 opinii o Archdesk. Nie należy sumować ich jako 2 niezależnych zbiorów recenzji.^3,23 Autorzy opisani przy opiniach różnią się branżą, liczbą pracowników i okresem używania systemu. Pojedyncza relacja nie reprezentuje więc wszystkich odbiorców.²³

Opinie firm zatrudniających 11–50 oraz 1001–5000 pracowników

Przy opinii z branży budowlanej podano 11–50 pracowników, a przy opinii z branży lotniczej – 1001–5000 pracowników.²³ Jeden użytkownik zaliczył harmonogramowanie i budżetowanie do zalet Archdesk. W innej opinii dobrze oceniono stosunek wartości do ceny, łatwość obsługi i procesy.²³ Bez powiązania tych ocen z profilem autora nie można przypisywać ich firmom określonej wielkości.

ITQlick podaje dla Archdesk ocenę 4,9/5 punktu oraz osobny wynik 70/100 punktów.²¹ To dwa wskaźniki z zestawienia, a nie ocena redakcji. Same liczby nie wyjaśniają, czy produkt pasuje do procesów firmy budowlanej lub lotniczej.

Jak uwzględnić okres korzystania z systemu: od 6–12 miesięcy do ponad 2 lat

• 6–12 miesięcy: taki okres korzystania podano przy opinii z branży projektowej.²³
• Ponad 1 rok: tyle korzystała z systemu firma budowlana opisana przy opinii.^23,24
• Ponad 2 lata: taki okres wskazano przy opinii firmy z branży lotniczej.²³

Okres 6–12 miesięcy pozwala rozpoznać relację z pierwszego etapu pracy. Inną perspektywę dają opinie po ponad 1 roku lub ponad 2 latach korzystania. Przy wyborze Archdesk najwięcej wnoszą relacje firm o podobnej branży, skali i czasie używania systemu.

Archdesk – co wiadomo o przeprojektowaniu produktu po 5 latach rozwoju?

Archdesk przeszedł proces przeprojektowania opisany przez agencję Zima UX&UI Design Strategy. Poprzedziło go 5 lat organicznego rozwoju produktu.⁸ Wskazane przyczyny zmian odnoszą się do wcześniejszego interfejsu. Nie potwierdzają stanu obecnej wersji.⁸

36 miesięcy współpracy nad przeprojektowaniem opisanej przez agencję Zima

Według Zima UX&UI Design Strategy współpraca nad przeprojektowaniem Archdesk trwała 36 miesięcy.⁸ Był to czas pracy nad produktem, nie wdrożenia u klienta. Dla uruchomienia podstawowych modułów, procesów i integracji producent podaje osobny, orientacyjny termin 6–12 tygodni.

Time Sheet Pro i problemy ewidencji czasu wskazane w opisie stanu sprzed zmian

Przed przeprojektowaniem złożoność platformy utrudniała jej skalowanie i wdrażanie u nowych klientów. W ewidencji czasu brakowało podsumowań, a interfejs utrudniał szybkie odczytywanie danych.⁸ Opis dotyczy przyczyn zmian po 5 latach rozwoju, nie potwierdza takich samych ograniczeń w obecnym Time Sheet Pro. Przy ocenie modułu warto przyjrzeć się temu, jak oferowana konfiguracja pokazuje łączny czas projektu i podział na zadania.

Opinie klientów o Archdesk

Dla kogo jest Archdesk, a dla kogo nie?

Archdesk jest wskazywany średnim i rozwijającym się firmom budowlanym. Dotyczy to zwłaszcza generalnych wykonawców prowadzących równolegle wiele projektów i potrzebujących kontroli finansowej oraz operacyjnej.⁶ Produkt może nie odpowiadać bardzo małym wykonawcom szukającym prostoty ani zespołom oczekującym bardzo szybkiego wdrożenia.⁶ Producent podaje orientacyjnie 6–12 tygodni na wdrożenie podstawowych modułów, procesów i integracji.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma prowadzi wiele projektów. Archdesk jest wskazywany organizacjom, dla których priorytetem jest równoczesne zarządzanie więcej niż 1 projektem.⁶
• Finanse są częścią nadzoru nad realizacją. Produkt jest adresowany do firm stawiających na śledzenie finansów i standaryzację działań. Deklarowane ponad 30 modułów obejmuje cykl projektu budowlanego.⁶

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Potrzebne jest proste narzędzie projektowe. Archdesk wymaga więcej przygotowania operacyjnego niż prostsze narzędzia do zarządzania projektami. Dla bardzo małego wykonawcy znaczenie ma wybór między planowaniem zadań a systemem obejmującym deklarowane ponad 30 modułów.⁶
• Priorytetem jest bardzo szybkie uruchomienie. Przygotowanie operacyjne może być zbyt rozbudowane dla takiego zespołu. Orientacyjny termin 6–12 tygodni dotyczy podstawowych modułów, procesów i integracji.⁶

O wyborze rozstrzyga zakres pracy. Kontrola wielu realizacji i finansów przemawia za oceną Archdesk. Jeśli wystarczy proste narzędzie uruchamiane szybciej niż orientacyjne 6–12 tygodni, warto ocenić inną kategorię produktu.²⁵

Alternatywy dla Archdesk

W porównaniach z Archdesk występują 4 alternatywy z podaną ceną początkową za użytkownika miesięcznie. Najniższa stawka wynosi 49 USD za użytkownika miesięcznie i dotyczy 2 produktów.^9,26,27,28 Ceny początkowe nie pokazują łącznego kosztu subskrypcji, wdrożenia, integracji i utrzymania.

Dane w tabeli: 9,26,27,28,29

W bezpośrednich porównaniach pojawiają się też BIS® Construction i ProContractor™.^21,30 Inne zestawienia wymieniają Procore, Odoo, NetSuite, Microsoft Dynamics AX, Wrike, INGENIOUS.BUILD, Autodesk Construction Cloud, CMiC, Buildertrend, Contractor Foreman i ConstructionOnline.^1,5,6,23 Obecność obok Archdesk w zestawieniu nie oznacza równoważnego zakresu funkcji.

• SKYSITE lub BuilderPipe: punkty odniesienia przy wstępnym kryterium ceny 49 USD za użytkownika miesięcznie.^27,28
• SmartPM lub CostOS: ich stawki początkowe wynoszą odpowiednio 100 USD i 500 USD za użytkownika miesięcznie. Sama cena nie rozstrzyga o dopasowaniu do procesów.^9,26
• Pozostałe produkty: podstawą porównania jest zakres potrzebnych procesów. Sama obecność obok Archdesk w zestawieniu 4 produktów z podaną ceną nie wystarczy.

Najczęstsze pytania o Archdesk

Przy wyborze Archdesk warto osobno ocenić dostęp próbny, dopasowanie do procesów i zakres usług w umowie. Producent podaje orientacyjny czas wdrożenia podstawowych modułów, procesów i integracji: 6–12 tygodni.¹⁸ Ten termin dotyczy uruchomienia, nie okresu próbnego.

Czy Archdesk oferuje bezpłatną wersję próbną?

Nie. Archdesk nie oferuje bezpłatnej wersji próbnej.¹ Prezentacja produktu nie daje okresu samodzielnego korzystania z systemu. Nie jest też tym samym co orientacyjne wdrożenie trwające 6–12 tygodni.

Dla jakich firm budowlanych Archdesk będzie odpowiedni?

Archdesk jest wskazywany średnim i rozwijającym się firmom budowlanym. Wśród odbiorców są generalni wykonawcy prowadzący równolegle więcej niż 1 projekt oraz organizacje potrzebujące kontroli finansowej i operacyjnej.⁶ O wyborze decyduje zakres procesów prowadzonych w jednym systemie, nie tylko wielkość przedsiębiorstwa.³¹

Czy abonament za Archdesk oznacza również koszt całego wdrożenia?

Nie. Publikowane stawki początkowe abonamentu wynoszą od 690 GBP miesięcznie, od 29 USD za użytkownika miesięcznie oraz od 420 USD miesięcznie za Archdesk Essentials. Nie są to ceny konfiguracji, przeniesienia danych ani przygotowania użytkowników. W budżecie trzeba oddzielić subskrypcję od wdrożenia, integracji i utrzymania.

Jak porównać Archdesk z prostym narzędziem do zarządzania projektami?

Firma potrzebująca wyłącznie planowania zadań ocenia inny zakres niż organizacja szukająca systemu dla realizacji, finansów i rozliczeń. Archdesk deklaruje ponad 30 modułów. Producent podaje orientacyjnie 6–12 tygodni na wdrożenie podstawowych modułów, procesów i integracji. Porównanie powinno objąć pracę zespołów, obieg danych i przygotowanie organizacyjne potrzebne do uruchomienia.²⁵

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.