Sap Erp — obsługa i konfiguracja

SAP ERP służy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Instrukcję obsługi trzeba jednak dobrać do używanej wersji. Ten artykuł prowadzi przez pierwsze kroki, dostęp, instalację i rozwiązywanie typowych problemów.
Pokazuje też, jak wybrać dokumentację produktu i edycji. Dla SAP ERP 6.0 EHP6–EHP8 standardowe wsparcie kończy się 31 grudnia 2027 r., a opcjonalne wsparcie przedłużone – 31 grudnia 2030 r.¹

Czym jest SAP ERP i czym różni się od CRM?

ERP oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa, a CRM – zarządzanie relacjami z klientami. Te nazwy wskazują różne zakresy pracy.
SAP CRM obejmuje trzy główne obszary kontaktu z klientem: marketing, sprzedaż i serwis². Z kolei numer zamówienia zakupu w polu EBELN może mieć maksymalnie 10 znaków³.

Tabela rozdziela zadania należące do ERP i CRM. Punktem wyjścia jest czynność, którą użytkownik chce wykonać.

Firma może korzystać równolegle z ERP i CRM. Instrukcja CRM nie zastąpi jednak opisu transakcji ERP. Najpierw warto nazwać zadanie biznesowe; łatwiej wtedy ustalić, której kategorii systemu szukać.

Czy SAP to producent, system ERP czy CRM?

SAP jest producentem oprogramowania, natomiast ERP i CRM oznaczają kategorie systemów. Samo określenie „system SAP” nie mówi więc, którego produktu dotyczy instrukcja. Tę różnicę warto ustalić przed szukaniem opisu czynności.

Tabela porządkuje znaczenie tych nazw. Pokazuje także zakres dokumentacji, do którego każda z nich odsyła.

Nazwa producenta nie określa funkcji ani sposobu obsługi konkretnego produktu. Instrukcja „SAP ERP” powinna wskazywać produkt i wersję, a opis CRM odpowiada na inne zadania użytkownika.
Przy procesach przedsiębiorstwa punktem odniesienia jest SAP ERP, nie instrukcja zarządzania kontaktami z klientami. Dokładniejsze oznaczenie to SAP ERP 6.0 EHP8; przy wyborze dokumentacji liczy się również poziom pakietu wsparcia⁴.

SAP ERP: instrukcja rozpoczęcia pracy i obsługi krok po kroku

Praca w SAP ERP zaczyna się od zalogowania do środowiska przypisanego do używanego produktu. Użytkownik otwiera funkcję, wprowadza dane, zapisuje je i kontroluje wynik.
Wybór środowiska nie jest formalnością. Operacja w systemie produkcyjnym dotyczy bieżącej pracy firmy.

Typowy układ opisany w instrukcji obejmuje 3 serwery: developerski, testowy i produkcyjny. Konfiguracja przechodzi z developerskiego na testowy, a po udanych testach trafia na produkcyjny⁵. Użytkownik powinien więc wiedzieć, gdzie wykonuje zadanie biznesowe, a gdzie trwają konfiguracja i testy.

Widoczne ekrany zależą od uprawnień użytkownika, czyli dostępu przyznanego mu do czynności w systemie. Funkcja może się nie otworzyć mimo poprawnego logowania. Wtedy trzeba odczytać komunikat i sprawdzić autoryzację, zamiast ponawiać tę samą operację⁶.

Jak zalogować się do właściwej wersji i znaleźć potrzebną funkcję?

Przed pracą w SAP ERP trzeba ustalić produkt, środowisko i sposób dostępu. SAP GUI jest programowym interfejsem użytkownika. Instrukcja logowania przez SAP GUI nie opisuje logowania do demonstracyjnej wersji produktu chmurowego.
Według instrukcji Hicron zalogowanie lub utworzenie konta daje dostęp do wersji demonstracyjnej SAP S/4HANA Cloud Public Edition⁷. Liczy się też wersja interfejsu: dokumentacja SAP wyróżnia na przykład SAP GUI for Windows 8.00⁸.

• Wybór środowiska określa system, w którym użytkownik wykona zadanie. Nazwa serwera i oznaczenie środowiska powinny odpowiadać celowi pracy.
• Wybór funkcji zaczyna się od menu lub znanego kodu transakcji. Funkcja search_sap_menu wyszukuje transakcje po fragmencie tekstu i pokazuje prowadzące do nich węzły menu. Symbol * rozszerza zakres wyszukiwania^9,10.
• Kontrola dostępu pomaga odróżnić brak uprawnień od pomyłki w nawigacji. Transakcja SU56 wyświetla role i transakcje przypisane użytkownikowi⁵.

Po tych czynnościach użytkownik powinien mieć otwartą właściwą funkcję. Równie ważne jest środowisko przeznaczone do danego zadania.

SAP GUI: uruchomienie i logowanie

SAP GUI uruchamia sesję po wybraniu połączenia i podaniu danych logowania. Użytkownik wskazuje serwer na liście, a następnie dwukrotnie go klika, by otworzyć okno logowania⁵. Znajdzie tam pole numeru mandanta i przycisk zmiany hasła⁵. Przy domyślnej wartości parametru rdisp/max_alt_modes można otworzyć sześć sesji ABAP w ramach jednej sesji użytkownika; administrator może zmienić ten limit¹¹.

Mandant to najwyższa jednostka systemowa SAP. Zależą od niego dane transakcyjne, dane podstawowe i konfiguracja, choć część ustawień działa ponad mandantami⁵.
Jego numer zmienia kontekst pracy, więc sama nazwa serwera nie wskazuje wszystkich danych dostępnych po zalogowaniu. Numer mandanta ma trzy cyfry i mieści się w zakresie od 000 do 999¹².

SU3 pozwala zmienić hasło oraz ustawić menu początkowe, domyślną drukarkę, strefę czasową i język logowania⁵. Język ustawiony w SU3 działa przy logowaniu bez wskazania języka tylko wtedy, gdy SAP GUI nie używa domyślnie języka SAP Logon⁵. W SU3 parametr WRK może wskazywać zakład o czteroznakowym kodzie, na przykład 0001¹³.

Jak wprowadzać, zapisywać i edytować dane?

SAP ERP oddziela tworzenie, zmianę i wyświetlanie danych. Przed edycją trzeba więc otworzyć funkcję zgodną z zamierzoną czynnością. Tabela pokazuje transakcje dotyczące materiału i elementy wymagające uwagi⁹.

Numer materiału w standardowym SAP ERP ma maksymalnie 18 znaków. SAP S/4HANA może natomiast obsługiwać numery do 40 znaków¹⁴.
Po wybraniu funkcji użytkownik zapisuje rekord albo sprawdza dane w podglądzie. O wyniku operacji informuje komunikat systemowy.

Jak wykonać podstawową transakcję lub proces biznesowy?

W SAP ERP transakcja odpowiada konkretnej czynności biznesowej. Wiele kodów zakończonych na 01 służy do tworzenia, na 02 do zmiany, a na 03 do wyświetlania. Końcówka pomaga w nawigacji, ale nie zastępuje opisu transakcji⁹.

• Otwarcie transakcji zaczyna się od wyboru funkcji zgodnej z zadaniem. Może nim być utworzenie dokumentu lub zmiana danych podstawowych.
• Wprowadzenie dokumentu wymaga uzupełnienia pól właściwych dla procesu. Przed zapisem użytkownik kontroluje identyfikatory.
• Kontrola wyniku polega na odczytaniu komunikatu systemowego. Jeśli proces przewiduje podgląd, użytkownik wyświetla zapisany obiekt.
• Diagnoza odmowy dostępu wymaga otwarcia SU53. Transakcja pokazuje ostatnią nieudaną kontrolę autoryzacji. Zrzut ekranu można przekazać działowi wsparcia SAP⁵.

Pracę kończy kontrola wyniku zapisu. Jeśli system zablokował czynność, trzeba ustalić, którego uprawnienia zabrakło.

Funkcje i zastosowania rozwiązań SAP w firmach różnej wielkości

Rozwiązania SAP dobiera się do procesów firmy i konkretnego produktu, nie do samej nazwy producenta. Instrukcja SAP ERP nie opisuje automatycznie SAP S/4HANA Cloud Public Edition ani SAP S/4HANA Cloud Private Edition. To rozróżnienie wpływa na wybór dalszej dokumentacji.

Zakres pracy najlepiej określić przez zadania użytkowników: materiały i zakupy, sprzedaż, kadry albo zarządzanie łańcuchem dostaw. Sama nazwa obszaru nie wystarczy do wyboru instrukcji. Ścieżka na ekranie zależy także od produktu, edycji i interfejsu¹⁵.

Instalacja SAP ERP, konfiguracja środowiska i codzienna obsługa to odrębne zagadnienia. W planie kosztów trzeba osobno ująć licencję lub subskrypcję, wdrożenie, integrację i utrzymanie. Instrukcja obsługi nie określa zakresu tych prac.

Funkcje SAP ERP a różnice między produktami i edycjami

Funkcje SAP ERP trzeba opisywać dla wskazanego produktu i wersji, a nie dla wszystkich rozwiązań SAP naraz. Instrukcja SAP GUI dotyczy pracy w tym interfejsie. Opis aplikacji SAP Fiori musi z kolei odpowiadać produktowi i aplikacji używanej w firmie.
Ekran z jednej instrukcji nie jest wzorcem konfiguracji innej edycji.

Dokumenty o module gospodarki materiałowej (MM), sprzedaży lub kadrach należy powiązać z rzeczywistymi procesami firmy. Trzeba też uwzględnić jej środowisko pracy. Sama nazwa modułu nie określa uprawnień użytkownika ani przebiegu firmowej procedury.

Jakie korzyści może przynieść SAP ERP w procesach firmy?

SAP ERP może ułatwić współpracę działów, jeśli firma ustali wspólne dane podstawowe i odpowiedzialność za czynności. Zakupy, gospodarka materiałowa i księgowość mogą wtedy pracować na dokumentach jednego procesu. Nie muszą prowadzić odrębnych rejestrów dla tych samych działań.

Efekt operacyjny zależy od konfiguracji, jakości danych i przydzielonych uprawnień. Sama instalacja systemu go nie zapewnia.
Przed zmianą procesu firma powinna opisać, kto tworzy dokument, kto go kontroluje i gdzie następuje zatwierdzenie.

Które rozwiązania SAP odpowiadają różnym potrzebom firm?

Rozwiązania SAP warto oceniać według skali procesów, sposobu utrzymania i potrzebnej konfiguracji. Wielkość firmy sama nie przesądza o wyborze produktu. Organizacja skupiona na zakupach i materiałach będzie analizować inne przebiegi pracy niż firma, której główne wymagania dotyczą sprzedaży lub kadr.

Public Edition i Private Edition to odrębne edycje SAP S/4HANA Cloud. Instrukcja jednej edycji nie zastępuje więc opisu drugiej.
Wybór produktu powinien wynikać z mapy procesów, wymagań integracyjnych i modelu utrzymania. Nie ma rozwiązania właściwego dla każdej firmy.

Jak wybrać produkt SAP i właściwą dokumentację?

Dokumentację SAP dobiera się do produktu, edycji, interfejsu i zadania użytkownika. Nazwa partnera wdrożeniowego, takiego jak Hicron, nie zastępuje nazwy produktu. Firmowa instrukcja może natomiast opisywać konfigurację przyjętą w konkretnej organizacji.

• Produkt i edycja wyznaczają zakres dokumentacji producenta. Tytuł instrukcji powinien odpowiadać systemowi, w którym pracuje użytkownik¹⁵.
• Interfejs użytkownika określa sposób nawigacji. Instrukcję SAP GUI trzeba odróżnić od opisu pracy w SAP Fiori.
• Obszar procesu zawęża wybór do czynności wykonywanych w firmie. Opis MM nie zastąpi procedury sprzedaży ani kadr.
• Konfiguracja organizacji wymaga procedury wewnętrznej lub pomocy osoby odpowiedzialnej za dany obszar. UMCS udostępnia instrukcję SAP GUI w formacie DOC; w pozostałych obszarach instrukcji udzielają administratorzy modułowi¹⁶.

Właściwa instrukcja wskazuje używany produkt. Musi też odpowiadać zadaniu, które użytkownik ma wykonać.

Jak uruchomić raport w SAP ERP i wyeksportować wyniki?

Analiza danych materiałowych w SAP ERP zaczyna się od pytania biznesowego. Użytkownik wybiera odpowiadający mu raport, a potem może wyeksportować wyświetlony wynik. Tabela zestawia transakcje do sprawdzania zapasów i przeglądania dokumentów materiałowych⁹.

• Wybór raportu zależy od tego, czy potrzebne są stany zapasów, czy dokumenty materiałowe. Użytkownik otwiera transakcję właściwą dla wybranego zestawienia.
• Ustawienie kryteriów ogranicza wynik do danych związanych z analizowanym zadaniem. Użytkownik wypełnia pola selekcji widoczne na ekranie raportu¹⁷.
• Uruchomienie raportu wyświetla rekordy spełniające podane kryteria. Przed przygotowaniem pliku użytkownik kontroluje zakres wyników¹⁸.
• Eksport wyników zaczyna się od polecenia dostępnego na ekranie raportu. Użytkownik wybiera format i miejsce zapisu zgodnie z interfejsem oraz firmowymi zasadami ochrony danych.

Raport nadaje się do dalszej analizy, gdy wyświetlone dane odpowiadają kryteriom. Zapisany plik powinien zawierać oczekiwane kolumny¹⁹.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wszystkie ustawienia SAP są przypisane do mandanta?

Nie. Część ustawień działa ponad mandantami.

Czy język ustawiony w SU3 zawsze obowiązuje przy logowaniu?

Nie. Obowiązuje wtedy, gdy SAP GUI nie używa domyślnie języka SAP Logon.

Kiedy kończy się standardowe wsparcie SAP ERP 6.0 EHP6–EHP8?

31 grudnia 2027 r. Opcjonalne wsparcie przedłużone kończy się 31 grudnia 2030 r.

Czy numer zamówienia zakupu w polu EBELN może mieć 11 znaków?

Nie. Pole EBELN może mieć maksymalnie 10 znaków.

Czy limit sześciu sesji ABAP w SAP GUI jest niezmienny?

Nie. To wartość domyślna, którą administrator może zmienić.