Streamsoft — obsługa i konfiguracja

Instrukcja Streamsoft Verto prowadzi przez logowanie, pracę w magazynie i sprzedaży oraz ustawienia firmy i uprawnień.
Dotyczy produktu Verto, nie innych systemów producenta Streamsoft. Producent wymienia 17 modułów Streamsoft Verto, ale to wdrożenie decyduje, które z nich są dostępne użytkownikowi¹. Szczegóły ustawień zależą też od wersji produktu i konfiguracji środowiska.

Streamsoft Verto: instrukcja logowania i poruszania się po interfejsie

Streamsoft Verto uruchom w środowisku przypisanym do firmy. Po zalogowaniu sprawdź, w jakim kontekście pracujesz; sposób uruchomienia i nazwy elementów interfejsu zależą od wersji produktu.
Podręcznik opisuje logowanie przy użyciu dwóch danych: nazwy użytkownika i hasła².

• Uruchomienie Verto zacznij od aplikacji lub adresu udostępnionego przez administratora firmowego środowiska.
• Logowanie do Verto wykonaj metodą uwierzytelniania przypisaną do swojego konta.
• Kontekst pracy w Verto sprawdź po zalogowaniu: odczytaj widoczną nazwę firmy lub jednostki.
• Nawigację w Verto zacznij od obszaru właściwego dla zadania. Położenie poleceń ustal w interfejsie i instrukcji używanej wersji.

Przed rozpoczęciem pracy porównaj widoczną firmę lub jednostkę z miejscem, którego dotyczy zadanie. Pomyłka na tym etapie oznacza pracę w niewłaściwym kontekście. Warto wychwycić ją przed wprowadzeniem danych.

Przyjęcia, wydania i kontrola stanów magazynowych w Streamsoft Verto

Pracę z magazynem w Streamsoft Verto prowadź według firmowego obiegu dokumentów. Zapis przyjęcia lub wydania musi odpowiadać rzeczywistemu ruchowi towaru. Dokument zatwierdzaj zgodnie z zasadami firmy.
Dokumentacja Verto używa oznaczeń PZ dla przyjęcia magazynowego i WZ dla wydania magazynowego³.

• Przyjęcie towaru zacznij od porównania dostawy z dokumentem źródłowym. Rozbieżności w ilości lub asortymencie wyjaśnij przed zapisaniem ruchu magazynowego.
• Zapis przyjęcia wykonaj zgodnie z firmowym obiegiem dokumentów. Wpisz pozycje i ilości faktycznie przyjęte do magazynu.
• Wydanie towaru oprzyj na zatwierdzonym zleceniu lub innym dokumencie źródłowym. Przed zapisem porównaj wydawane pozycje z dyspozycją.
• Kontrolę stanu magazynowego przeprowadź, porównując zapisy w Verto ze stanem fizycznym. Różnice skieruj do wyjaśnienia według procedury firmy; nie zastępuj nimi dokumentu przyjęcia ani wydania.

Dokumenty magazynowe powinny odpowiadać temu, co faktycznie trafiło do magazynu lub z niego wyszło. Sam zapis w systemie nie wyjaśnia rozbieżności.
Art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje wyjaśnić różnice inwentaryzacyjne i rozliczyć je w księgach właściwego roku obrotowego⁴.

Jak wystawiać i obsługiwać dokumenty sprzedaży?

Wystawianie dokumentów sprzedaży w Streamsoft Verto zacznij od wyboru rodzaju dokumentu. Przed zatwierdzeniem sprawdź jego treść według firmowego obiegu.
Nazwy poleceń i sposób zatwierdzania znajdziesz w instrukcji używanej wersji. Przy fakturze zweryfikuj dane wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, stosownie do rodzaju transakcji⁵.

• Rodzaj dokumentu sprzedaży dobierz do transakcji i zasad obowiązujących w firmie.
• Dane nabywcy porównaj z zamówieniem lub inną podstawą sprzedaży przed zapisaniem dokumentu.
• Pozycje sprzedaży zestaw z uzgodnionym asortymentem albo zakresem usług, ilościami i warunkami handlowymi.
• Treść dokumentu sprawdź przed zatwierdzeniem. Zwróć uwagę na daty, wartości i sposób rozliczenia.
• Zmianę zatwierdzonego dokumentu przeprowadź według firmowej procedury korekt. Nie zastępuj wcześniejszego zapisu bez wyjaśnienia.

Dokument sprzedaży ma odzwierciedlać uzgodnioną transakcję. Przed zatwierdzeniem powinien przejść firmową kontrolę. Taka kolejność pozwala oddzielić przygotowanie dokumentu od jego ostatecznej weryfikacji.

Streamsoft Verto: instrukcja konfiguracji firmy, dodawania użytkowników i nadawania uprawnień

Streamsoft Verto konfiguruj według struktury firmy i obowiązków pracowników. Zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanej pracy. Czynności administracyjne prowadź według instrukcji używanej wersji i firmowych zasad bezpieczeństwa.
Przy nadawaniu uprawnień uwzględnij wymóg ciągłego zapewnienia poufności systemów przetwarzania danych z art. 32 ust. 1 lit. b RODO⁶.

• Konfigurację firmy w Verto zacznij od przygotowania danych identyfikacyjnych i struktury organizacyjnej. Porównaj nazwy jednostek z dokumentami używanymi w firmie.
• Konto użytkownika Verto przypisz konkretnej osobie według firmowej procedury zarządzania dostępem. Nie udostępniaj pracownikom wspólnych danych logowania.
• Uprawnienia użytkownika Verto powiąż z zadaniami na jego stanowisku. Rozdziel prawo do odczytu i zmiany danych, jeśli pozwala na to konfiguracja używanej wersji.
• Problem z dostępem do Verto zgłoś administratorowi, podając wykonywaną czynność i treść komunikatu. Dzięki temu porówna przypisane uprawnienia z obowiązkami użytkownika.

Konfiguracja firmy i dostępów jest zakończona, gdy użytkownicy pracują na właściwych danych. Ich uprawnienia muszą też odpowiadać obowiązkom. To zakres zadań wyznacza zakres dostępu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy instrukcja Streamsoft Verto dotyczy także innych systemów Streamsoft?

Nie. Opisuje produkt Verto, a nie pozostałe systemy producenta Streamsoft.

Czy każda firma ma dostęp do wszystkich modułów Streamsoft Verto?

Nie. Producent wymienia 17 modułów, ale dostępność dla użytkownika zależy od wdrożenia.

Dlaczego instrukcja może nie odpowiadać dokładnie temu, co widzę w swoim środowisku?

Szczegóły zależą od wersji produktu i konfiguracji środowiska.

Czy liczba modułów wymienionych przez producenta oznacza, że wszystkie są dostępne w mojej firmie?

Nie. To wdrożenie decyduje, które moduły są dostępne użytkownikowi.

Co zrobić, jeśli opis funkcji różni się od ustawień mojego środowiska?

Sprawdź instrukcję używanej wersji. Szczegóły mogą zależeć od wersji produktu i konfiguracji środowiska.