Workflow i obieg dokumentów w ERP

Workflow w ERP przekazuje zadania i dokumenty między osobami, które je obsługują i zatwierdzają. W Comarch ERP Optima można tworzyć zdefiniowane ścieżki procedur kadrowych.¹
Przy wyborze rozwiązania liczy się nie tylko sam obieg dokumentów, lecz także sposób akceptacji i dopasowanie ścieżek do pracy firmy. Przykładem jest wniosek urlopowy: jego obieg powinien uwzględniać wymiar urlopu, czyli 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat albo 26 dni przy co najmniej 10 latach².

Czym jest workflow w ERP i z czego się składa?

W systemie zarządzania firmą workflow prowadzi sprawę przez określone role, reguły i akceptacje. Ktoś odpowiada za przekazanie jej dalej; nie trzeba opierać tego kroku wyłącznie na wiadomościach między pracownikami. Art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości wymaga podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach³.

Zadania, reguły, role i akceptacje w workflow ERP

Workflow ERP wiąże zadanie z regułą jego dalszego obiegu, odpowiedzialną rolą i decyzją akceptacyjną. Routing kieruje sprawę do właściwej roli, a struktura akceptacji określa, kto zatwierdza ją na danym etapie.
W finansowym workflow ERP stosuje się 4 mechanizmy: hierarchie akceptacji, rozdział obowiązków, powiadomienia i śledzenie zadań⁴. W przykładzie Comarch BPM dokument o wartości od 1000 do 6000 zł trafia do dyrektora zamiast do kierownika⁵.

Workflow w Comarch ERP Optima: zakres i sposób wdrożenia

Workflow kadrowy w Comarch ERP Optima warto projektować od strony procedury i osób wykonujących kolejne czynności. Opisany sposób wdrażania obejmuje 5 etapów¹.
Obieg szkoleń musi też uwzględniać wymogi dotyczące ich przebiegu. Ramowy program szkolenia BHP przewiduje na instruktaż ogólny minimum 3 godziny lekcyjne, każda po 45 minut⁶.

• Identyfikacja procesów wskazuje sprawy kadrowe, które mają przechodzić przez obieg.
• Projektowanie ścieżek ustala kolejność przekazywania spraw i role odpowiedzialnych osób.
• Konfiguracja systemu przenosi przyjętą ścieżkę do ustawień.
• Szkolenie pracowników przygotowuje osoby wykonujące zadania i podejmujące decyzje.
• Monitorowanie rozwiązań pozwala ocenić, jak działa przyjęty obieg.

Comarch ERP Optima warto rozważyć przy obiegu kadrowym opartym na zdefiniowanych ścieżkach procedur; sam opis etapów wdrożenia nie przesądza jednak o zakresie konfiguracji.

Kiedy wystarczy standardowy workflow, a kiedy potrzebny jest własny?

Tabela zestawia sposoby prowadzenia obiegu z potrzebami procesu w firmie.

Obieg dokumentów w ERP powinien odzwierciedlać to, kto rzeczywiście odpowiada za decyzję. Art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości wskazuje na odpowiedzialność osoby podpisującej dekretację dowodu księgowego³.

Zarządzanie workflow w ERP: od zadań do przepływu między działami

Zarządzanie workflow w ERP oznacza przydzielanie pracy właściwym osobom i przekazywanie danych między etapami.
W finansach obieg obejmuje 3 przykłady zastosowań: uzgadnianie zobowiązań, uzgadnianie wyciągów bankowych oraz obsługę należności⁴. W każdym z tych procesów trzeba wskazać osobę podejmującą decyzję i dane, na których się opiera.

Jak workflow wspiera zarządzanie pracą w ERP?

Workflow w Comarch ERP Optima wspiera pracę kadrową przez przydzielanie zadań działom i monitorowanie adaptacji pracowników¹. W obiegu trzeba powiązać sprawę z odpowiedzialnym działem, wskazać wykonawcę i ustalić, kto otrzyma zadanie po jego zakończeniu. Taki podział rozdziela wykonanie czynności od jej akceptacji.
Zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy szkolenie BHP należy zapewnić przed dopuszczeniem pracownika do pracy, z wyjątkiem przewidzianym w przepisie².

Połączenie workflow z procesami i danymi w ERP

Workflow wiąże obieg z procesem biznesowym, gdy osoba wykonująca zadanie korzysta z danych odpowiedniego modułu. Moduł Płace i Kadry w Comarch ERP Optima współpracuje z KASA/BANK przy księgowaniu wypłat oraz z Księgą Handlową przy przenoszeniu danych płacowych do księgowości. To 2 wskazane powiązania¹. Projekt obiegu kadrowego powinien określać, jakie dane trafiają do tych modułów i kto zatwierdza ich przekazanie.
Przy miesięcznej wypłacie wynagrodzenia potrzebne dane muszą być gotowe przed terminem wypłaty, najpóźniej w pierwszych 10 dniach następnego miesiąca².

Jak dokument trafia do właściwej osoby na każdym etapie?

ERP Workflow Routing przekazuje transakcję lub wniosek osobie albo zespołowi według 3 wskazanych kryteriów: rodzaju transakcji, jej kwoty i działu⁴.
Obejmuje ocenę warunków akceptacji, przydział zadania i śledzenie decyzji. Zachowuje też historię audytową, czyli zapis przebiegu decyzji⁴. Reguła powinna wskazywać osobę odpowiedzialną również wtedy, gdy sprawa nie spełnia typowych warunków akceptacji. Art. 19 Prawa przedsiębiorców wymaga rachunku płatniczego przy transakcjach między przedsiębiorcami przekraczających 15 000 zł; to nie jest próg akceptacji dokumentu⁷.

Jak rozpoznać luki w przepływie pracy między systemami?

Przepływ pracy między systemami ma lukę, jeśli dokument zmienia miejsce obsługi, ale nie towarzyszą mu dane potrzebne do zadania lub informacja o decyzji. Zintegrowane funkcje workflow w ERP mogą usprawniać zarządzanie dokumentami i danymi produktów⁸. Analizując obieg, warto prześledzić miejsce powstania dokumentu, drogę do akceptacji i system, w którym zapisuje się wynik.
Ponowne, ręczne wprowadzanie danych wskazuje miejsce do oceny integracji. Po przeniesieniu faktury z KSeF do biblioteki dokumentów Comarch ERP Optima formularz otrzymuje 3 elementy: wizualizację PDF, numer faktury i kontrahenta⁹.

Sprawny obieg przekazuje zadanie wraz z danymi potrzebnymi do decyzji. Przy weryfikacji faktury trzeba uwzględnić numer identyfikacji podatkowej nabywcy, wskazany w art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT¹⁰.

Automatyzacja workflow w ERP i ocena sprawności obiegu

Automatyzacja workflow w ERP ogranicza ręczne przekazywanie spraw. System może sprawdzić warunek i skierować dokument do osoby zatwierdzającej.
Sama informacja o czasie trwania procesu nie wystarczy do oceny jego sprawności. Trzeba jeszcze ustalić, na którym etapie dokument czeka na działanie¹¹.

Jak zautomatyzować obieg dokumentów i akceptacje w ERP?

Obieg wniosków urlopowych w Comarch ERP Optima łączy 3 czynności: złożenie elektronicznego wniosku, automatyczną weryfikację limitu urlopowego i przekazanie wniosku przełożonemu do akceptacji¹. Projekt ścieżki powinien wskazywać dane uruchamiające weryfikację, osobę podejmującą decyzję i sposób obsługi wniosku wymagającego wyjaśnienia.
Obsługa wyjątków wyznacza dalszą drogę sprawie, której zwykła reguła nie rozstrzyga. Przy podziale urlopu na wniosek pracownika należy uwzględnić art. 162 Kodeksu pracy: jedna część wypoczynku powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych².

Jak wykrywać wąskie gardła w obiegu dokumentów?

Wąskie gardło w obiegu dokumentów powstaje tam, gdzie sprawy czekają na dane, wykonanie zadania lub akceptację. W analizie trzeba oddzielić czas automatycznej weryfikacji od oczekiwania na decyzję człowieka. Osobno warto wskazać sprawy skierowane do obsługi wyjątków.
W Comarch ERP Optima można stosować automatyczne przypomnienia o terminach ocen pracowniczych¹. Przypomnienie sygnalizuje termin, ale przyczynę opóźnienia pokaże dopiero przebieg konkretnej sprawy.

Sprawny workflow automatyzuje powtarzalną kontrolę i pozwala ustalić etap, na którym powstało opóźnienie.

Rozwój i utrzymanie obiegu pracy po wdrożeniu ERP

Utrzymanie workflow w ERP wymaga aktualizowania reguł, gdy zmieniają się role, zasady akceptacji lub procesy firmy.
Prognoza wskazywała 2015 rok jako okres wzrostu znaczenia automatyzacji zarządzania workflow ERP. Była to prognoza historyczna, a nie opis obecnego rynku¹².

Kontrola obiegu pozwala sprawdzić, czy zadania wciąż trafiają do właściwych osób. Trzeba też ustalić, czy każdy wyjątek ma przypisanego właściciela. Przy zmianie ścieżki akceptacji należy ocenić wpływ na dokumenty już będące w obiegu oraz przekazywanie danych do innych systemów.

Tabela rozdziela koszty prawa do systemu, uruchomienia obiegu, połączeń z innymi systemami i późniejszych zmian.

Lista kontrolna wyboru obiegu dokumentów w ERP

Obieg dokumentów w ERP warto wybierać według tego, czy kieruje sprawy do właściwych osób i pozwala kontrolować ich zakończenie. Ocena workflow obejmuje 3 kryteria: powiadomienia e-mail, czas realizacji procesów oraz listy kontrolne jakości i zgodności⁸.
Każde z nich należy odnieść do procesu firmy, na przykład akceptacji faktury lub wniosku pracownika.

Tabela układa kryteria w kolejności kontroli zadania: od powiadomienia osoby odpowiedzialnej po weryfikację zakończonej sprawy.

Wybór workflow zależy od drogi, jaką dokumenty przechodzą w firmie, a nie od samej liczby automatyzacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czym są workflow SAP?

Artykuł nie opisuje rozwiązań SAP. Ogólnie workflow ERP przekazuje zadania i dokumenty między osobami, które je obsługują i zatwierdzają.

Czy 15 000 zł to próg akceptacji dokumentu w ERP?

Nie. Wskazany próg dotyczy obowiązku użycia rachunku płatniczego w transakcjach między przedsiębiorcami, a nie akceptacji dokumentu.

Kto podpisuje dowód księgowy, wskazując miesiąc i sposób jego ujęcia?

Zgodnie z przytoczonym przepisem ustawy o rachunkowości podpis składa osoba odpowiedzialna za wskazanie tych informacji.

Jak długo powinna trwać jedna część urlopu wypoczynkowego przy jego podziale na wniosek pracownika?

Co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Co pojawia się na formularzu faktury po przeniesieniu jej z KSeF do biblioteki dokumentów Comarch ERP Optima?

Formularz otrzymuje wizualizację PDF, numer faktury i dane kontrahenta.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.